Heute möchte ich über ein Thema schreiben, das mir momentan ein wenig Sorgen bereitet: die „Deadline-Zeit“. Es scheint, als ob an allen Ecken und Enden Deadlines anstehen. Insbesondere die Überbrückungshilfen und die Steuererklärungen 2021 haben ihre Fristabläufe vor sich und in meiner Community spüre ich, dass viele eine leise Hoffnung hegen, dass es nach dem Erledigen dieser Aufgaben wieder „ruhiger“ wird.
Wenn du mich ein wenig kennst, weißt du, dass ich kein Freund davon bin, Dinge schwarz zu malen oder negativ zu sehen. Aber manchmal beobachte ich Dinge mit einer gewissen Besorgnis, weil sie bei mir kein gutes Gefühl hinterlassen. Und dies ist eines dieser Dinge, die momentan in mir ein ungutes Gefühl hervorrufen. Daher möchte ich dich darauf vorbereiten und dir meine Gedanken zu diesem Problem mitteilen.
Unterschiedliche Lebensrealitäten …
Das Hauptproblem, das ich derzeit sehe, besteht darin, dass für die meisten Menschen die Pandemie und alles, was damit einherging, irgendwie vorbei ist. Wir haben diese Phase hinter uns gelassen und unser Leben nähert sich wieder einer gewissen Normalität, einem gewissen „Business as usual“.
Doch für Steuerberater sieht die Realität ganz anders aus.
Ich bin fest davon überzeugt, dass wir in unserem Bereich noch – nun ja, ich würde sagen, sicherlich drei Jahre damit beschäftigt sein werden, die Trümmer der letzten Jahre aufzuräumen. Es wird eine ganze Weile dauern, bis wir auch nur wieder halbwegs „normal“ arbeiten können und so etwas wie ein Alltag bei uns einkehren kann. Und selbst das wird nur möglich sein, wenn keine neuen Herausforderungen auftauchen. Und schon jetzt zeichnen sich am Horizont neue Gedanken und neue Aufgaben ab, die möglicherweise auf unseren Schreibtischen landen werden.
… bedingen unterschiedliche Erwartungshaltungen
Die Diskrepanz, die ich sehe, liegt darin, dass die Lebensrealität der gesamten Bevölkerung stark von der Lebensrealität in Steuerkanzleien abweicht. Und das führt bereits jetzt dazu, dass die Erwartungshaltungen unglaublich unterschiedlich sind. Ich stelle das gleichermaßen in Gesprächen mit Kanzleiinhabern fest, als auch in Gesprächen mit Unternehmern, die Kunden bei Steuerberatern sind.
Da die meisten Menschen nun wieder zu ihrem „normalen Leben“ zurückkehren, erwarten sie, dass weitgehend überall langsam wieder alles „normal“ abläuft. Sie erwarten, dass wir wieder normale Bearbeitungszeiten haben und quasi zum „Zustand vor der Pandemie“ zurückkehren.
Doch in Steuerkanzleien ist das momentan noch nicht möglich. Wir haben gerade erst begonnen, die Trümmer aufzuräumen, und das wird uns, wie bereits erwähnt, noch eine Weile beschäftigen.
Das heißt, die Erwartungshaltung unserer Mandanten, die Erwartungshaltung von der Welt da draußen, trifft auf eine Realität, in der diese Erwartungen überhaupt nicht Wirklichkeit werden können.
Nun, das ist ein unveränderlicher Fakt, mit dem wir momentan einfach umgehen müssen. Doch ich habe ein paar Gedanken dazu, wie du dich möglicherweise auf diese schwierige Zeit vorbereiten kannst. Insbesondere, da Mandanten oft den Eindruck haben, dass sie in den letzten Jahren bereits viel Geduld gezeigt haben und keine zusätzliche Geduld mehr aufbringen möchten.
Das trifft dich direkt ins Mark, da du bereits in den letzten Jahren sehr hart gearbeitet hast, um die Enden zusammenzuhalten und die Anerkennung dafür fehlt in vielen Fällen bisher weitgehend. Und auch diese Situation wird nicht besser davon, das die Menschen um uns herum nun wieder ihren gewohnten Alltag zurückhaben möchten.
4 Tipps um dieses Bermudadreieck leichter zu navigieren
Was kannst du also tun, um dich bestmöglich auf diese Zeit vorzubereiten, in der wir die unrealistischen Erwartungen der Menschen nicht in die Realität umsetzen können?
1. Achte auf deine Gesundheit und auf deine Energie.
Der erste Punkt – und den hörst du nicht zum ersten Mal von mir und trotzdem ist es so, so, so wichtig gerade jetzt- ist: Achte auf deine Gesundheit und auf deine Energie.
Du wirst in den nächsten Jahren sehr viel Energie benötigen, um alles aufzuräumen und neu zu strukturieren, damit deine Wunschkanzlei für dich wieder erfüllend wird.
Du hast bereits einen Marathon hinter dir, und jetzt steht dir ein Ultramarathon bevor.
Das bedeutet, wenn wir es auf den Sport übertragen, dass wir ein äußerst effektives Energiemanagement betreiben müssen. Im Sport ist das völlig offensichtlich, nur oft denken wir nicht daran, wenn es um unseren beruflichen Bereich geht. Doch hier es ist genauso wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger, besonders in der gegenwärtigen Zeit.
Achte verstärkt darauf, dass du ausreichend guten Schlaf bekommst.
Ich weiß, du lachst jetzt vielleicht und sagst: Wann soll ich denn noch schlafen? Aber Schlaf ist keine Belohnung, sondern eine Priorität. Es ist eine Entscheidung. Du wirst diese Zeit nur durchstehen, wenn dein Körper ausgeruht und fit ist.
Das bedeutet, du darfst vielleicht einige deiner Gewohnheiten in Frage stellen. Du kannst einige deiner Deals, deine Ja’s und Nein’s noch einmal überdenken und überlegen:
Wie kann ich es arrangieren, dass ich das für mich notwendige Maß an Schlaf erhalte, damit ich morgens erholt aufwachen kann?
Es gibt viele kleine Dinge, die wir in unseren Schlafzimmern oder in Bezug auf unsere Schlafgewohnheiten verändern können. Du kannst diese Informationen leicht im Internet recherchieren – Tante Google weiß bekanntlich alles, einfache Dinge wie keine LEDs, kein WLAN im Schlafzimmer, und ähnliches. Stelle sicher, dass es im Schlafzimmer wirklich abgedunkelt ist, sodass du zur Ruhe kommen kannst. Das Reptiliengehirn in dir sollte erkennen, dass es jetzt Nacht und Ruhezeit ist. Organisiere all das entsprechend.
Der zweite, ganz wichtige Punkt an dieser Stelle ist:
Stelle sicher, dass du ausreichend Wasser trinkst.
Das mag banal klingen, aber das Erste, was wir in stressigen Zeiten vergessen, ist ausreichend Flüssigkeit zu uns zu nehmen. Achte darauf, dass du wirklich deine drei bis vier Liter Wasser pro Tag trinkst, damit dein Körper ausreichend hydriert ist und dein Gehirn seine volle Leistungsfähigkeit entfalten kann.
Achte zusätzlich vermehrt darauf, dass du dich so gut wie möglich gesund ernährst.
Mache Pausen zum Essen.
ss nicht vor dem Computer, sondern nimm dir Zeit, um in Ruhe zu essen. Stelle sicher, dass du hochwertige Nahrungsmittel zu dir nimmst, die reich an Vitaminen sind und nach denen dein Körper auch verlangt.
Sorge dafür, dass du viel Zeit an der frischen Luft verbringst.
Gestalte deine Freizeit so aktiv, wie es für dich am besten ist, um deine Seele zu erfreuen. Das kann Musik sein, das kann Sport sein, oder auch einfach Momente, in denen du dich an Kraftorte zurückziehst. Wenn du gerne in der Natur bist oder das Wasser liebst, achte darauf, dass du ausreichend Zeit an solchen Orten verbringst, um deine Energie in dieser Zeit möglichst hoch zu halten. Du wirst sie benötigen.
2. Schütze deine Zeit
Es kommen täglich so viele Anforderungen auf uns zu, und ich verstehe, dass es in der Natur deines Berufs liegt: Du möchtest den Menschen helfen und deshalb möchtest du diesen Anforderungen gerecht werden. Doch wahrscheinlich wird in naher Zukunft weiterhin das Wörtchen „Nein“ das wichtigste in deinem Wortschatz sein. Das bedeutet: schau auch hier bitte noch einmal genau hin. Jedes „Ja“ ist ein Deal. Wenn du einer Sache zustimmst, sagst du automatisch „Nein“ zu etwas anderem.
Was musst du neu verhandeln, damit all das in deinen Kalender passt?
Das betrifft auch Punkt eins, nämlich dass deine Gesundheit und dein Energiemanagement ebenfalls wieder besser in deinen Kalender integriert werden.
Geh einfach jetzt zum Beispiel zu Beginn des Quartals oder wann immer du diesen Beitrag liest, in deinen Kalender und betrachte die letzten drei Monate. Reiß alles ein, was dort als Gewohnheit eingetragen ist, und baue ihn bewusst und vollständig neu auf, so dass er funktioniert. Nutze dazu gerne auch diesen Beitrag: Hast du Zeit – oder nimmst du dir Zeit?
- Wann brauchst du Zeit für dich selbst?
- Wann möchtest du Zeit mit deiner Familie verbringen?
- Wann musst du tatsächlich für dein Team da sein, damit alles gut funktioniert?
- Und wann möchtest du für deine Mandanten zur Verfügung stehen? Sei es aktiv im Gespräch oder passiv, während du Dinge erledigst, die sie dir im Gespräch mitgeteilt haben.
Für all das benötigen wir Zeit. Auch dazu gibt es einen Beitrag, den du dir noch einmal anschauen könntest: Nur Termine und nix erledigt? Denn niemand hat etwas davon, wenn du nicht voll in deiner Energie bist und deine Zeit mehrmals vergeben hast.
Es ist nicht egoistisch, darauf zu achten, dass du ausreichend Zeit in deinem Kalender hast, um selbstbestimmt die Dinge zu tun, die für dich wichtig sind.
Im Gegenteil, alle profitieren davon. Wenn du in deiner Energie bist, können auch deine Mandanten zu 100% von deiner Leistung profitieren. Das ist es doch, was sie letztendlich von dir erwarten und was sie glücklich macht – gib ihnen diese Chance.
3. Aktives Erwartungsmanagement
Der dritte Punkt, den ich ansprechen möchte, ist aktives Erwartungsmanagement. Wir haben zuvor bereits darüber gesprochen. Die Erwartungen der Menschen sind stark davon abhängig, welche Realität sie gerade erleben. Für die meisten Menschen ist die Pandemie in ihrer eigenen Realität vorbei. Zwar haben wir auch als Gesellschaft noch einige Aufräumarbeiten zu erledigen, aber das ist in den wenigsten Leben tatsächlich noch von großer Bedeutung im Alltag.
Das bedeutet, dass die Erwartungen einer Person auf ihrer eigenen Realität basieren und sie nur auf dieser Grundlage ihre Erwartungen formulieren und verstehen kann.
Allerdings ist deine Lebensrealität als Steuerberater derzeit eine völlig andere als die Lebensrealität anderer Menschen.
Wir werden noch mindestens drei weitere Jahre mit den Auswirkungen der Pandemie und den Aufräumarbeiten beschäftigt sein. Doch unser Mandant, die Person, die vor uns sitzt, hat möglicherweise aufgrund ihrer eigenen Realität keine Vorstellung davon, was das bedeutet. Sie werden es möglicherweise auch nicht vollständig verstehen können, weil sie es nicht selbst erleben.
Hilf deinen Mandanten, dich zu verstehen
Du kannst den Menschen um dich herum jedoch helfen, indem du sie liebevoll daran erinnerst, dass du für sie da sein möchtest und dass du alles tust, was du kannst. Gleichzeitig kannst du sie immer wieder daran erinnern, dass deine Lebensrealität und die deines Teams anders aussieht als ihre und dass das bedeutet, dass auch wenn es sich für sie anders anfühlt, sie noch etwas Geduld aufbringen müssen, bis deine Lebensrealität auf dem Niveau der Lebensrealität aller anderen Menschen nach der Pandemie angekommen ist. Wann das sein wird, ist leider noch ungewiss.
Hilf deinen Mandanten, das zu verstehen. Sie meinen es nicht böse. Sie wollen dir nicht schaden. Sie verstehen einfach nicht, dass dein Leben anders aussieht. Wenn du das für dich verinnerlichen kannst, ist bereits ein großer Schritt getan. Denn dann kannst du sie immer wieder liebevoll daran erinnern, dass es eben so ist und dass du sie weiterhin um Geduld bitten musst, auch wenn du es eigentlich selbst nicht möchtest.
Versuche also, diese Kommunikation aktiv zu führen. Du musst nicht jammern oder etwas tun, was nicht zu dir passt. Aber du kannst klar und liebevoll kommunizieren, was möglich ist und was nicht möglich ist.
Genau deshalb ist es so wichtig, dass du deinen Kalender sorgfältig überprüft hast, damit du mit Überzeugung klare Aussagen darüber treffen kannst, was innerhalb deiner aktuellen Lebensrealität machbar ist und was nicht.
4. Achte auf dein eigenes Fortkommen
Der vierte Punkt betrifft deine eigenen, persönlichen aktuellen Projekte, Deadlines und Ziele, die mit all den Erwartungen und Anforderungen kollidieren, die täglich auf dich einprasseln.
Es ist sicherlich keine Neuigkeit für dich, dass es sich sehr belastend anfühlst, wenn du dir morgens etwas vornimmst und am Ende des Tages feststellst, dass es das Letzte ist, was du unerledigt wieder einpackst, weil im Verlauf des Tages ständig neue Anforderungen hereingekommen sind, auf die du das Gefühl hattest, dringend reagieren zu müssen – und bei einigen davon trifft das wahrscheinlich auch wirklich zu. Du denkst vielleicht, „Na gut, dann mache ich es halt morgen oder nächste Woche oder wann auch immer“ – aber frustrierend ist es trotzdem und auch das kostet viel Energie.
Deshalb ist es so entscheidend, dass du für dich selbst klärst, welche Projekte gerade anstehen und was gerade das Wichtigste ist, das für dich vorangetrieben werden muss, unabhängig von dem, was täglich auf dich einprasselt.
Ein kleiner Hinweis: Das Wichtigste ist nicht immer das, was am lautesten schreit. Schau also genau hin: Warum erscheint es dir wichtig? Erscheint es dir wichtig, weil es unglaublich laut schreit? Oder erscheint es dir wichtig, weil es wirklich das aktuell Wichtigste ist? Das ist die erste Entscheidung, die du treffen willst.
Welches Projekt sollte momentan deinen absoluten Fokus bekommen, damit du in deiner Wunschkanzlei und bei dir persönlich vorankommst, um deine Lebensrealität wieder nach deinen Wünschen zu gestalten?
Plane solche Projekte in Blöcken und wähle einen klaren Fokus. Idealerweise planst du diesen Fokus über einen Zeitraum von zwölf Wochen. Es gibt verschiedene Gründe, warum zwölf Wochen wichtig sind, und ich habe das bereits in einigen Beiträgen behandelt, zum Beispiel hier: In 12 Wochen mehr erreichen als in einem Jahr.
12 Wochen sind ideal
Zwölf Wochen sind ein idealer Zeitrahmen, um ein Projekt zu planen. Es lässt sich gut in den Alltag integrieren, du kannst die Schritte gut planen und es gut in deinen Kalender eintragen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du es auch einhalten kannst.
Nun kann es ja sein, dass du sagst: „Ich habe keine Geduld für zwölf Wochen, und ich möchte mir auch keine zwölf Wochen dafür nehmen.“
Ich kann dir versichern, es macht überhaupt nichts, wenn du das Gefühl hast, dass das Projekt weniger Zeit braucht. Denn selbst wenn du es auf zwölf Wochen auslegst und schneller fertig bist, weil weniger externe Anforderungen auf dich zukommen und du mehr Zeit dafür findest, dich damit zu beschäftigen, dann hast du ein Luxusproblem: du bist einfach früher fertig und kannst das nächste Projekt früher beginnen.
Realistische Planung gewinnt das Spiel
Tu dir selbst einen Gefallen und plane realistisch, denn damit kannst du dir selbst beweisen, dass du zu deinem eigenen Ja zu dir selbst stehen kannst und dass du es auch einhalten wirst. Wie bereits erwähnt, bist du in vielen Fällen vielleicht sogar früher fertig, worüber du dich freuen kannst, und dein neues Projekt früher beginnen kannst. Doch wehre dich nicht von Anfang an dagegen, sondern gib dir genug Zeit, damit es wirklich funktioniert.
Der Vorteil, wenn du so planst, ist, dass ausreichend Raum für die täglichen, schnellen Anforderungen neben deinem Hauptfokus, deinem Projekt, verfügbar bleibt. Das klappt, indem du nur so kleine Schritte planst, dass du sicher sein kannst, dass sie in jedem Fall erledigt werden.
Denn wir beide wissen, diese täglichen Anforderungen werden sowieso kommen, du kannst sie nicht abstellen. Wenn sie also ohnehin auftreten, dann kannst du auch Frieden mit ihnen schließen. Du kannst deinen Kalender und deine Projektplanung so gestalten, dass sie eintreten dürfen. Dann wird es für dich auch keine Aufregung sein.
Du fühlst dich nicht mehr enttäuscht, gestresst oder überwältigt von allem, was auf dich zukommt – denn du weißt, dass dein Fokusprojekt, dein Prio1-Projekt, dennoch vorankommt, egal was im Alltag sonst noch auf dich einprasselt.
Und darauf kommt es an. Das bringt dich zurück zur Selbstbestimmung, wo du wieder das Gefühl hast, Herr über deine eigene Zeit zu sein. Du bist der Kapitän deines eigenen Schiffs – und das ist es, was wir in der Wunschkanzlei erreichen möchten: dass du diese Zufriedenheit wiedererlangst.
Wenn du es gerne möchtest, begleite ich dich herzlich gerne im „Love Your Business SPRINT“ bei deinem ersten zwölfwöchigen Projekt – selbstverständlich auch bei folgenden Projekten, denn ich habe einige begeisterte Wiederholer, die immer wieder am SPRINT teilnehmen und sich das gemeinsame Commitment zu eigen machen, um ihre Ziele Wirklichkeit werden zu lassen. Gemeinsam planen wir jeden Montagmorgen die Schritte, die als Nächstes anstehen. Wir prüfen sorgfältig, ob der Plan für diese Woche auch wirklich Aussicht auf Erfolg hat, ob es in deinen Terminkalender passt und ob es klare, machbare Schritte sind – und dann tragen wir diese auch tatsächlich ein. Auf diese Weise treiben wir alle kontinuierlich unsere Fokusprojekte, unsere Prio1-Projekte voran, egal was gerade sonst noch auf uns einprasselt und egal welche Erwartungen andere vielleicht an uns haben.
Ich unterstütze dich sehr gerne bei der Erreichung deiner Ziele, jedes Quartal startet eine neue Runde! Hier findest du alles, was du brauchst und kannst dich auch gleich für die nächste Runde anmelden: Love your Business SPRINT.
Wenn du Fragen hast, lass es mich bitte wissen. Gib mir einfach kurz Bescheid, wenn du dabei sein möchtest. Ich freue mich auf dich.
Halt die Öhrchen steif und vor allen Dingen achte gut auf dich. Du wirst es brauchen.
Bis bald und liebe Grüße
Deine Benita
