Wie viel Zeit verbringst du damit, Dinge zu erledigen, die jemand anderes genauso gut oder vielleicht sogar noch besser erledigen könnte?
Mal ganz ehrlich, egal wie viel Zeit du tatsächlich fürs Ablegen, Scannen oder das schnelle Heraussuchen von Informationen für deine Kunden oder Mandanten und all die anderen „kleinen Alltagsaufgaben“ aufwendest – vermutlich ist es viel zu viel Zeit. Diese verlorene Zeit hindert dich daran, die wirklich wichtigen und berührenden Dinge zu tun, für die du eigentlich angetreten bist, sowohl für deine Kunden als auch für deine Mitarbeiter und andere Menschen in deinem Leben.
Im Grunde genommen ist das schlicht und einfach Zeitverschwendung auf deiner Position.
Warum ist das so?
Warum verwenden – oder verschwenden – wir so viel Zeit für diese kleinen Aufgaben, die bei jemand anderes besser und meist sinnvoller aufgehoben wären?
Nach meiner Erfahrung liegt es meist daran, dass einfach niemand anders da ist, dem wir diese Aufgaben übertragen könnten. Oder weil diejenigen, die vielleicht verfügbar sind, unserer Meinung nach ohnehin schon zu viel zu tun haben. Oder weil außer uns niemand wirklich eingearbeitet ist, um diese Aufgaben zu erledigen, sodass wir sie einfach und mühelos abgeben könnten, ohne lange erklären zu müssen, was genau getan werden muss und wo man die entsprechenden Informationen findet, sowie alles, was damit zusammenhängt.
Die Ferien als Chance nutzen
Deshalb habe ich heute einen kleinen Impuls für dich vorbereitet. Denn zu diesem Zeitpunkt, während ich dies aufnehme, stehen die Ferien vor der Tür – die großen Ferien, die Sommerferien. Und diese Sommerferien sind für uns eine echte Chance. Denn jedes Jahr sind kluge, gut erzogene und gut ausgebildete junge Menschen auf der Suche nach qualifizierten Ferienjobs.
Bevor du jetzt die Augen verdrehst, bitte bleib einen Moment bei mir. Ja, diese Menschen sind da draußen, auch heute noch, egal was man über die aktuelle Generation sagt. Meine Erfahrung ist eine andere.
Es gibt immer noch Menschen da draußen, die wirklich Lust auf Verantwortung haben. Die Lust auf spannende Tätigkeitsbereiche haben und sich gerne irgendwo einbringen möchten, während sie gleichzeitig ihre eigenen Wünsche erfüllen, indem sie etwas dazuverdienen.
Kleiner Disclaimer
Eine kleine Warnung möchte ich dir aber noch mitgeben, basierend auf meinem persönlichen Empfinden. Du kannst gerne anders entscheiden, wenn du anderer Meinung bist. Aber ich möchte es gerne ansprechen, damit du zumindest bewusst darüber nachdenkst:
Es ist oft keine gute Idee, Freunde und Familie mit dem Geschäft zu vermischen. Denn manchmal ergibt es geschäftlich Sinn, Entscheidungen zu treffen, die im Bereich von Freunden und Familie nicht unbedingt auf uneingeschränkte Zustimmung stoßen. Das Verquicken dieser beiden Dynamiken führt entweder dazu, dass jemand oder alle Beteiligten irgendwann unglücklich sind oder dass wir betriebswirtschaftlich im Unternehmen nicht die sinnvollen Entscheidungen treffen, die wir hätten treffen sollen.
Daher überlege dir bitte sehr, sehr gut, ob du eigene Kinder, Nichten, Neffen oder die Kinder deiner Nachbarn oder besten Freunde in deiner Kanzlei oder deinem Geschäft einsetzen möchtest. Es muss nicht falsch sein, aber denke gut darüber nach, denn es kann eben auch in die Hose gehen.
Nutze dein Netzwerk
Nichtsdestotrotz ist es sinnvoll, mit den Kindern oder Jugendlichen in deinem Umfeld ins Gespräch zu kommen. Denn diese Menschen haben Freunde, Schulfreunde, Cliquenfreunde oder andere Sportfreunde, die in ihrem Alter sind und die sie relativ gut kennen.
Das bedeutet, wenn du mit diesen Menschen in deinem direkten Umfeld sprichst und ihnen erzählst, wonach du suchst, was du brauchst und welche Art von Person du suchst, dann haben sie möglicherweise aus ihrem Freundes- und Bekanntenkreis schon eine ziemlich genaue Vorstellung davon, wer gut zu dir passen könnte. Sie können dir jemanden empfehlen, ohne dass du dich direkt in die Verquickung von Freunden und Familie mit deinem Geschäft begeben musst (genau so bin ich übrigens zur Steuerberatung gekommen).
Keine Frage der Zeit
An diesem Punkt höre ich oft von meinen Kunden: „Ja, aber das hilft mir ja nicht wirklich. Denn am Ende können die Personen nur abends oder am Wochenende. Und da ist entweder niemand da oder nur ich bin da. Und das brauche ich an dieser Stelle dann auch nicht.“
Wie kann trotzdem eine langfristige erfolgreiche Verbindung entstehen?
Du kannst dies erreichen, indem du jetzt darüber nachdenkst und die Ferienzeit nutzt, um jemandem Ferienjob als Einarbeitungszeit anbietest, zum Beispiel im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung oder eines Praktikums, das demjenigen einen zusätzlichen Vorteil für eine spätere Ausbildung oder für die zukünftige Berufswahl bietet. Dadurch legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in der Zukunft.
Wie kann das für dich aussehen?
1. Klarheit
Wie fast immer, ist es im ersten Schritt wichtig, dass du Klarheit hast. Du darfst dir selbst sonnenklar darüber sein, welche Aufgaben du von deiner „Not-To-Do-Liste“ oder von deinem Tisch an jemand anderen übertragen möchtest. Dadurch gewinnst du auch Klarheit, welche Qualifikationen und vor allem welche Qualitäten eine Person mitbringen muss, um diese Aufgaben in der von dir gewünschten Qualität selbstständig und mit dem erforderlichen Verantwortungsbewusstsein auszuführen.
Der erste Punkt liegt also allein bei dir. Du brauchst noch mit niemandem darüber zu sprechen, sondern zunächst in aller Ruhe Klarheit schaffen.
2. Ein Einarbeitungsplan mit Fun-Faktor
Sobald du diese Klarheit erlangt hast, kannst du zum zweiten Punkt übergehen. Du erstellst einen Einarbeitungsplan für deine zukünftige Unterstützung und dieser erste Ferienjob dient als Startschuss für eure zukünftige Zusammenarbeit.
Das bedeutet, der Fokus bei diesem Plan liegt hauptsächlich darauf, dass jemand spielerisch lernt, Aufgaben in deiner Kanzlei selbstständig so auszuführen, dass du vollkommen zufrieden bist.
Das bedeutet auch, dass der Plan geeignet sein darf, währenddessen gemeinsam möglichst viel Spaß miteinander zu haben.
Du kannst hier sehr gut dein Team oder deine Mitarbeiter einbeziehen, falls vorhanden. Möglicherweise haben auch sie Dinge auf ihrer „Not-To-Do-Liste“, die sie daran hindern, ihre Fachkenntnisse, die du von ihnen erwartest, vollständig einzubringen. Wenn du sie also entlasten kannst, indem jemand etwas von ihrem Tisch übernimmt, profitierst du automatisch ebenfalls.
Du kannst in deinem Einarbeitungsplan beispielsweise festlegen, dass der neue Mitarbeiter, der jetzt in deine Kanzlei kommt, sei es ein Schüler, ein Student oder jemand anderes, während seiner Einarbeitungszeit von jedem Mitarbeiter jeweils eine bestimmte Aufgabe lernt.
Hierbei folgst du dem bewährten Konzept der Ausbildereignung: Vormachen, mitmachen, nachmachen.
Dein Mitarbeiter darf dabei selbst auswählen:
- Welche Aufgabe soll der junge Mensch in Zukunft für mich erledigen?
- Was genau muss er dafür können?
- Warum ist die Aufgabe wichtig?
- Wie genau sollte sie ausgeführt werden?
… und dann bringt er dem jungen Menschen genau das bei, auf eine Weise, wie es letztendlich auch zu deinen Anforderungen passt. Ich gehe davon aus, dass deine Mitarbeiter bereits wissen, worauf du Wert legst und deshalb in der Lage sind, dies dem neuen Mitarbeiter sehr gut zu vermitteln.
Extra Bonus: Gleichzeitig lernt auch dein Mitarbeiter, jemanden in seinem Fachbereich exzellent einzuarbeiten, selbst wenn es erst einmal nur ein kleiner Teilbereich ist.
3. Gamification
Dann kommt Punkt drei:
Gönnt euch kleine Challenges.
Bei jeder Aufgabe, bei jedem Schritt – wie in einem kleinen Parcours – bewegt sich der neue Mitarbeiter durch deine Kanzlei und lernt an verschiedenen Stellen spezifische Aufgaben innerhalb bestimmter Zeitrahmen.
Jedes Mal, wenn er eine Aufgabe von jemandem gelernt hat, folgt am Ende eine Art kleiner Zwischen-, bzw. Abschlusstest in jeder einzelnen Disziplin (sprich: Aufgabe).
Das heißt, bei jedem Mitarbeiter darf er am Schluss eine einzelne Aufgabe, nämlich die Aufgabe, die er später für diesen Mitarbeiter übernehmen soll, vollständig selbstständig lösen und – Achtung, das ist wichtig! – auch gleichzeitig vollständig dokumentieren.
Diese Dokumentation ist wichtig für die Zukunft, sodass dein neuer Mitarbeiter, dein neuer Assistent in der Kanzlei, selbst festgehalten hat, welche Schritte erforderlich sind und woran er sich dabei erinnern muss. Dadurch kann er jederzeit darauf zurückgreifen, selbst wenn er diese spezifische Aufgabe für einen Zeitraum von zwei oder drei Wochen oder sogar einen Monat nicht ausgeführt hat, weil er nicht da war. Somit muss er nicht jedes Mal von Null anfangen, sondern er kann in seiner eigenen Dokumentation nachschlagen.
Auf diese Weise überbrückst du die vielleicht unkomfortablen Arbeitszeiten, denn wenn derjenige später als Aushilfe bei dir tätig ist, sei es erneut während der Ferien oder nach Schule, der Uni oder sogar an einem Samstag, hat er etwas, auf das er zurückgreifen kann.
Das bedeutet, wer immer die Aufgabe überträgt, kann diese erlernte Aufgabe ohne eigene Anwesenheit übergeben: „Okay, das ist die Aufgabe, die du von mir gelernt hast. Nimm deine Dokumentation, arbeite sie vollständig ab und lege sie mir dann wieder auf den Schreibtisch.“
Mit einer solchen Einarbeitung ist die Wahrscheinlichkeit extrem hoch, dass ihr das Ergebnis genau in der Qualität bekommt, wie ihr euch das vorgestellt habt, weil es vorher ausreichend geübt worden ist und weil dein neuer Mitarbeiter seinen eigenen Spickzettel bei der Hand hat.
Denk an die Zukunft
Wer weiß, vielleicht findest du auf diesem Weg auch deine nächste Wunschfachkraft, deinen nächsten Auszubildenden oder deinen nächsten Nachwuchs-Mitarbeiter, der vielleicht Interesse an einem dualen Studium oder einer anderen Tätigkeit in deiner Kanzlei hat?
Das ist mein spontaner Impuls für dich heute, speziell zur Ferienzeit, wie du ein Stück weit Aufgaben von deinem Tisch delegieren kannst, die dich derzeit davon abhalten, das zu tun, was du wirklich gerne möchtest.
Gleichzeitig schaffst du eine Win-Win-Situation für dich, deine Mitarbeiter und auch für jemanden, der schauen möchte, wie er sich einbringen kann, seine Leistungen zeigen kann und gleichzeitig etwas dazuverdienen und in die Arbeitswelt einsteigen kann.
Solche kleinen Impulse kommen übrigens in der Regel aus meiner Praxis, sei es aus meiner Abenteuer Wunschkanzlei-Intensiv-Mastermind oder aus dem Love-your-Business-SPRINT. Dort entwickeln wir solche Ideen natürlich weiter und gehen viel tiefer, um sie individuell auf den jeweiligen Fragesteller anzupassen.
Wenn dich das neugierig macht, schreib mir einfach eine E-Mail, und wir schauen, ob es für dich passt.
Bis dahin liebe Grüße.
Deine Benita
