Gerade jetzt – kurz vor Ablauf der Frist – höre ich in ganz vielen Gesprächen, sei es im 1:1, in der Abenteuer Wunschkanzlei Mastermind in Inside Wunschkanzlei, in unseren Live Calls oder in unseren Troubleshooting Calls zur Fristbewältigung, dass immer wieder dasselbe Thema auftaucht.
Überall zeigt sich, dass Kollegen an derselben Stelle hängen bleiben.
Da sitzt also jemand völlig erledigt vor mir und du siehst, wie sehr diese Menschen alles geben, um alles für ihre Mandanten hinzubekommen und die Frist einzuhalten. Sie versuchen, an allen Stellen die Feuer auszutreten – und das funktioniert auch (meistens).
Seit Wochen kämpfen sie gegen die Frist und gleichzeitig dagegen, dass Mandanten nicht so mitarbeiten, wie sie es eigentlich bräuchten.
Doch gleichzeitig kommen genau von diesen Mandanten Erwartungshaltungen auf sie zu.
Warum ist das noch nicht fertig?
Wieso ist es jetzt so knapp?
Warum muss ich das jetzt diese Woche machen?
Das kommt mir gerade völlig ungelegen.
All diese Dinge prasseln auf sie ein und was dann passiert, ist, dass ein Eindruck entsteht, den ich heute einmal auflösen möchte.
Denn das, was mir die Kollegen dann häufig sagen, ist:
„Oh mein Gott, ich muss mich bei ganz vielen Mandanten jetzt entschuldigen, weil die 2024er noch gar nicht fertig sind.“
Oder: „Ich schaffe das nicht mehr bis zum Fristablauf.“
Und dann sitze ich da und denke mir jedes Mal dasselbe:
Musst du das wirklich? Oder übernimmst du gerade die Verantwortung für etwas, das überhaupt nicht in deinem Einflussbereich lag?
Denn wenn man das einmal ein bisschen auseinanderpflückt, was da eigentlich passiert ist, stellt sich ja oft heraus:
Die Unterlagen sind zu spät gekommen.
Oder sie waren zum Stichtag da, aber unvollständig.
Oder sie kommen häppchenweise.
Oder sie sind in der Logik des Mandanten da, aber nicht in deiner.
Oder Rückfragen hätten sich vermeiden lassen, wenn der Mandant einfach die Liste abgearbeitet hätte, die er von dir bekommen hat.
Oder, und das ist ebenfalls ein relevanter Fall, du konntest die Steuererklärung schlicht erst jetzt anfassen, weil die Menge an Arbeit im Moment genau so ist, wie sie ist.
Und trotzdem haben die meisten Kollegen, ich kann mich da ausdrücklich nicht ausnehmen, in genau diesem Moment immer dieses Gefühl: „Ich muss mich entschuldigen.“
Was bedeutet „entschuldigen“ eigentlich?
Wenn wir uns das Wort einmal genauer anschauen, dann ist eine Entschuldigung der verbale Ausdruck dafür, die eigene Schuld abzutragen.
Es ist im Grunde eine Art Beichte.
Lass das erst mal sacken.
Was ich dabei beobachte, ist, dass dieses Verhalten auf einem echten Super-Skill basiert, den Steuerberater meistens haben:
Wir können Verantwortung übernehmen.
Wir können Verantwortung tragen und wir suchen sie in erster Linie bei uns selbst. In vielen Situationen ist das grandios. denn dadurch bleiben wir handlungsfähig. Denn wir verbringen nicht den ganzen Tag damit, Ausreden zu suchen, warum etwas nicht unsere Schuld gewesen sein könnte. Wir warten nicht darauf, dass andere sich erst einmal ordentlich benehmen.
Sondern wir krempeln die Ärmel hoch und fragen:
Was kann ich tun?
Was liegt in meiner Hand?
Und mal ehrlich: Damit reißen wir auch wirklich ständig Dinge raus, die andere längst gegen die Wand gefahren hätten.
Die Schattenseite dieses Super-Skills
Wer gewohnt ist, Verantwortung immer zuerst bei sich selbst zu suchen, der sucht irgendwann nur noch dort und nirgendwo anders mehr.
Dann wird aus diesem Super-Skill ein Reflex und das ist dann die Schattenseite davon: Ein schiefer Reflex.
Denn dann denken wir bei allem, was nicht rund läuft:
Ich hätte früher anfangen müssen.
Ich hätte das besser nachhalten müssen.
Ich hätte klarer kommunizieren müssen.
Ich hätte strenger sein müssen.
Ich hätte das verhindern müssen.
Ich hätte es trotzdem irgendwie hinkriegen müssen.
Und zack, schon haben wir das Gefühl „Ich muss mich entschuldigen.“
Dabei haben wir vielleicht gar nichts verbockt, sondern unser Verantwortungsgefühl ist einfach schneller angesprungen als die saubere Prüfung im Kopf, ob das Problem überhaupt bei uns liegt.
Typische Situationen
Ganz typische Situationen sind:
Der Mandant liefert rechtzeitig aber unvollständig.
Der Mandant ignoriert wochenlang deine Rückfragen.
Das Finanzamt stellt Rückfragen, obwohl du sauber gearbeitet hast.
Die Kanzlei kommt wegen der Masse an Aufgaben schlicht nicht so schnell voran, wie sich der Mandant (oder auch die Kanzlei) das vorstellt.
Oder im Team fehlen Informationen, Entscheidungen ziehen sich, und plötzlich wird die Zeit knapp.
Und trotzdem gehst du auf den Mandanten zu und sagst: „Entschuldigung … das xyz passiert ist“
Warum das ein Problem ist
1. Du übernimmst Schuld, wo keine ist
Sich zu entschuldigen ist zwar nett, aber es ist niemals neutral.
Wenn du dich entschuldigst, zeigst du nicht nur Empathie, sondern du sendest gleichzeitig aus:
„Die Verantwortung liegt bei mir.„
Wenn das aber nicht stimmt, dann hat das nichts mehr mit Höflichkeit zu tun, denn dann verzerrst du den Sachverhalt.
2. Du (v)erziehst deine Mandanten
Wenn ein Mandant immer wieder Entschuldigungen von dir hört, dann lernt sein Gehirn:
„Wenn bei meiner Steuer irgendetwas nicht rund läuft, dann war es die Schuld der Kanzlei.“
Und dann passiert etwas Gefährliches: der Mandant gibt seine eigene Verantwortung bei dir ab.
Er erlebt es gar nicht mehr so, dass er vollständig liefern muss, dass er rechtzeitig reagieren muss und dass er seinen Teil beitragen muss. Sondern nur:
„Die Kanzlei regelt das schon und wenn nicht, entschuldigt sie sich ja.“
Das ist fatal.
3. Es schwächt deine innere Haltung
Wenn du dich ständig entschuldigst, setzt du selbst dich innerlich immer wieder auf die Anklagebank.
Auch dann, wenn dich sonst niemand dorthin gesetzt hat.
Und das macht etwas mit deiner Energie, deiner Klarheit, deiner Autorität und deinem Selbstwertgefühl.
Dann gehst du nicht mehr in Gespräche mit der Haltung:
„Lass uns schauen, was hier Sache ist.“
Sondern mit einer leicht untergeordneten Haltung, die ein Gespräch auf Augenhöhe kompromittiert.
4. Du verschleierst das eigentliche Problem
Wenn du dich entschuldigst, wo eigentlich Klarheit gefragt wäre, bleibt die Ursache unangetastet.
Der Mandant hat zum Beispiel unvollständig geliefert und du entschuldigst dich für die Verzögerung.
Das eigentliche Problem, dass der Mandant Teil des Problems war, bleibt unsichtbar und wird sich deshalb voraussichtlich auch wiederholen.
5. …und zu allem Überfluss, macht es dich müde.
Verantwortung zu tragen kostet Kraft und wenn du ständig Verantwortung übernimmst für Dinge, die gar nicht deine sind, dann trägst du Rucksäcke, die dir nicht gehören.
Das ist unfassbar anstrengend und diese Energieräuber bleiben oft unentdeckt, weil du in deinem Alltag gar nicht dazu kommst, dich hinzusetzen und zu fragen:
Warum fühlt sich das alles so schwer an?
Du gehst einfach weiter, nimmst den nächsten Rucksack und das nächste Problem, bis dir irgendwann die Energie ausgeht.
Was kannst du jetzt ganz konkret tun?
Als ersten Schritt kannst du dir heute einmal ganz bewusst einen kleinen „Entschuldigungs-Check“ vornehmen.
Nimm dir einfach vor, bei jedem Impuls, dich zu entschuldigen, ganz kurz innezuhalten. In dem Moment, in dem du merkst, dass du innerlich schon Luft holst, um „Entschuldigung“ zu sagen oder zu schreiben. Und dann stellst du dir drei Fragen.
1. Wofür genau will ich mich gerade entschuldigen?
Und zwar ganz konkret.
Nicht für die gesamte Situation, nicht pauschal, sondern wirklich sauber herausgearbeitet:
Wofür genau will ich mich gerade entschuldigen?
Wo liegt meine Verantwortung?
2. Lag das wirklich in meinem Einflussbereich?
Und zwar nicht gefühlt, weil es oft einfacher und schneller erscheint, Verantwortung zu übernehmen, als in die Klärung zu gehen.
Nein, ganz sachlich:
Hätte ich es (realistisch!) besser machen können?
Das auch nicht nur isoliert in diesem einen Moment, sondern unter Berücksichtigung der gesamten Situation in der Kanzlei. Mit allem, was gerade parallel läuft.
3. Braucht es hier wirklich eine Entschuldigung?
Oder braucht es eher Klarheit, einen Dank oder eine saubere Einordnung der Verantwortlichkeiten?
Achte heute einfach einmal ganz bewusst auf das Wort „Entschuldigung“.
Jedes Mal, wenn du es sagen oder schreiben willst, halte kurz inne und dann teste im Gedanken andere Formulierungen.
Zum Beispiel:
„Vielen Dank für Ihre Geduld.“
„Damit wir hier weiterkommen, brauche ich von Ihnen Folgendes …“
„Der aktuelle Stand ist folgender …“
Und dann spür hin:
Passt das?
Oder passt es nicht?
Probiere verschiedene Formulierungen aus, die keine Entschuldigung sind, auch keine verkleidete.
Dadurch merkst du relativ schnell, was gerade wirklich passiert:
Übernimmst du gerade bewusst Verantwortung für den Prozess?
Oder rutschst du einfach nur in den alten Reflex, dich zu entschuldigen, damit die Situation schnell beendet ist?
Denn am Ende bist du es, der den Prozess führt.
Und das Wichtigste zum Schluss
Du kannst Mitgefühl haben, ohne Schuld zu übernehmen.
Du kannst sagen:
„Ich verstehe, dass das für Sie unangenehm ist.“
„Ich hätte mir das auch anders gewünscht.“
Ohne gleichzeitig zu sagen:
„Ich bin schuld.“
Denn nicht jedes Problem ist dein Problem, nicht jede Verzögerung ist dein Versagen und nicht jede unangenehme Situation braucht deine Entschuldigung.
Manchmal braucht es einfach jemanden, der sauber unterscheidet: Was ist meins und was nicht.
Das ist die gereifte Form von Verantwortung. Du reißt nicht mehr alles reflexartig an dich, sondern du trägst die Verantwortung, die deine ist und gibst die Verantwortung zurück an andere, dort, wo sie hingehört.
Deinen Super-Skill musst du dafür nicht loswerden, ganz im Gegenteil. Denn Verantwortung zu übernehmen ist eine enorme Fähigkeit.
Das Einzige, was du lernen darfst, ist, diesen Super-Skill nicht gegen dich selbst zu verwenden.
Denn sobald du anfängst, dich für alles zu entschuldigen, was im Umkreis von 20 Metern schiefläuft, ist das kein Zeichen von Größe mehr. Dann ist dein Super-Skill auf die Schattenseite gekippt.
Und genau da lohnt es sich, ihn wieder einzusammeln.
Dieses Thema ist übrigens ursprünglich in einem Live Call in Inside Wunschkanzlei entstanden.
Weil wir dort immer wieder feststellen, dass wenn wir darüber sprechen, womit wir uns in unseren gerade schwertun, wird etwas sehr Klares sichtbar:
Wir sind mit diesen Gedanken und Gefühlen nicht allein, es geht vielen ähnlich.
Allein diese Erkenntnis bringt bereits spürbare Erleichterung.
Was es aber noch leichter macht, ist, wenn wir diese Themen gemeinsam auflösen können und alle mit mehr Klarheit und spürbarer Erleichterung aus solchen Gesprächen wieder rausgehen.
Wenn dich das angesprochen hat und du mehr davon möchtest, dann schau dir Inside Wunschkanzlei gerne einmal an.
Jetzt wünsche ich dir, dass dir dieser Impuls ein Stück Erleichterung bringt, ein bisschen mehr Klarheit und vielleicht auch dafür sorgt, dass dir in Zukunft ein paar Entschuldigungen weniger über die Lippen rutschen.
Und vor allem, dass du gut durch diese Frist und alle kommenden Fristen kommst.
Alles Liebe
Benita
PS: diesen Blogartikel gibt’s auch zum Hören: Abenteuer Wunschkanzlei Podcast
