Planst du deine Mandantentermine für Freude oder für Leid?
Immer wieder ist ein großes Thema, wenn ich mit meinen Kanzleiinhabern spreche:
Warum komme ich eigentlich so wenig dazu, meine Mandanten wirklich proaktiv zu beraten?
Steuerberater oder Steuerverwalter?
Denn das Beraten ist doch eigentlich der Grund, warum wir Steuerberater geworden sind, oder? Die meisten, zumindest diejenigen, die ich kenne, hatten nicht geplant, Steuerverwalter zu werden und sich mit dem ganzen Papierkram und Formularen herumschlagen zu müssen, sondern wollten eigentlich beraten.
Warum also haben wir also so wenig proaktive Beratung in unseren Alltag integriert?
Nun, es gibt zahlreiche Gründe dafür. Einen davon beleuchte ich in diesem Beitrag.
Freust du dich auf Mandantentermine?
Normalerweise sollten wir uns freuen, wenn ein Mandant zu uns kommt, um eine Beratung zu erhalten.
Ein Teil von uns denkt: „Juhuuu, ich habe einen Termin mit einem Mandanten. Ich darf beraten. Ich freue mich darauf.“
Der andere Teil denkt jedoch: „Oh wow, das bedeutet viel Arbeit für mich.“
Grundsätzlich ist es zwar super, dass ein Mandant eine Beratung benötigt. Doch im steuerberatenden Beruf liegt die eigentliche Arbeit oft nicht in, sondern zwischen den Mandantenterminen.
Was ist deine eigentliche Arbeit?
Es gibt viele Berufe, bei denen die eigentliche Dienstleistung während der direkten Arbeit mit dem Kunden – also im Kundentermin – erbracht wird.
Beim Steuerberater ist das anders. Denn bei uns spielt arbeitstechnisch die Musik eigentlich zwischen den Mandantenterminen. Und dadurch, dass das unser Alltag ist und es deshalb völlig normal ist für uns, empfinden wir dieses Vorgehen auch als die eigentliche Arbeit.
Den ganzen Tag Termine und „nix erledigt“ …
Als ich meinen persönlichen Transit von der Compliance-Arbeit zur reinen Beratungstätigkeit vollzogen habe, fiel mir das besonders plakativ auf.
Plötzlich bestand mein Alltag überwiegend aus Kundenterminen. Ich war von morgens bis abends in Gesprächen und habe mit Menschen gesprochen, um Probleme zu lösen.
Anfangs hatte ich abends oft das Gefühl, dass ich gar nichts wirklich gearbeitet hatte. Ich war es gewohnt, dass Arbeit bedeutet, am Schreibtisch zu sitzen und irgendetwas auszufüllen, zu berechnen oder zu erstellen, um es dann meinem Mandanten zu übergeben.
Nach 20 oder 25 Jahren dieser Arbeit war es seltsam für mich, dass Arbeit auch bedeuten kann, mit Menschen zu sprechen und ihnen zu helfen. Deswegen hat es sich für mich so angefühlt, als wäre die eigentliche Arbeit das, was zwischen den Mandantenterminen stattfand.
Anfangs hatte ich persönlich große Schwierigkeiten damit, mich selbst als produktiv wahrzunehmen, wenn ich „nur“ mit Menschen gesprochen habe.
Gemischte Gefühle
Und genau das stelle ich ganz häufig bei meinen Kunden fest: dass Steuerberater oft genau diese gemischten Gefühle gegenüber diesen Mandantenterminen haben.
Eigentlich sollten wir uns freuen, weil wir endlich die Arbeit tun können, für die wir uns ausbilden ließen. Doch dann ist da dieser Wermutstropfen, dass unsere To-do-Liste ja ohnehin schon endlos lang ist, bevor wir einen Mandantentermin haben.
Auswirkungen auf die To-Do-Liste
Während wir also im Besprechungszimmer mit unserem Mandanten sprechen, läuft der normale Zufluss von To-Dos schließlich weiter.
Wenn wir dann aus dem Termin herauskommen, haben wir oft eine ganze Liste von zusätzlichen To-dos, die wir erledigen müssen, wenn wir zum Beispiel eine Beratung zur Erbschaftsteuer-Gestaltung für den Mandanten erledigen sollen.
Dann stellt sich natürlich die Frage: Wann wollen wir uns mit dieser Gestaltung beschäftigen?
Damit ist unsere To-do-Liste am Ende eines Mandantentermins noch viel länger als zuvor – und das verursacht uns zusätzlichen Stress.
Das ist der Wermutstropfen, der immer mitspielt, wenn wir uns eigentlich auf einen Mandanten-Termin freuen möchten.
Wie kannst du damit umgehen?
Wie kannst du diesen Wermutstropfen in deiner Wunschkanzlei beseitigen, sodass du dich wirklich von ganzem Herzen freuen kannst, wenn dein Mandant anruft und eine Beratung von dir möchte? Selbst – oder gerade – wenn es eine Beratung ist, die zwischen den Terminen viel spannende Arbeit mit sich bringt?
Wo läuft es schief?
Der Grund, warum es momentan vielleicht nicht so gut klappt, ist, dass wir oft vergessen, bei der Terminvereinbarung die Umsetzungsarbeit danach einzuplanen.
Wie läuft es denn normalerweise? Wir planen den Termin selbst ein nehmen uns nach dem Termin vielleicht noch ein wenig Zeit, um zu notieren, was wir im Termin besprochen haben. Dann schauen wir auf unsere Rückrufliste und machen mit dem weiter, was wir vor dem Termin begonnen haben oder schnappen uns das nächste To-do auf unserer Liste.
Plane die Umsetzung bewusst ein!
Was uns fehlt, ist eine Planung für die Umsetzung dessen, was unser Mandant uns im Termin präsentiert hat und was wir als Grundlage für eine erfolgreiche Beratung nutzen können.
Für die Vorbereitung auf einen Mandantentermin planen wir meistens im Voraus. Doch wir vergessen oft, die Zeit für die Nachbereitung und Umsetzung einzuplanen, die wir benötigen, um das besprochene Thema für dem Mandanten zu bearbeiten. Dieser Aspekt wird meistens vernachlässigt.
Mein Tipp für dich:
Wenn du das nächste Mal einen Termin mit einem Mandanten vereinbarst, denke daran, auch die notwendige Nachbereitungs- und Umsetzungszeit gleich in deinem Kalender fest einzuplanen. Du kennst deinen Mandanten und weißt, wenn er zum Beispiel über Erbschaftssteuer sprechen möchte, wie viel Zeit du nach dem Termin benötigen wirst, um die Gestaltung vorzubereiten, bevor du deinen Mandanten zum nächsten Gespräch einladen kannst.
Plane also am besten gleichzeitig mit der Terminvereinbarung eine grobe Umsetzungszeit ein. Wenn du zum Beispiel den Termin mit dem Mandanten für nächsten Mittwoch um 10:00 Uhr vereinbarst, schaue direkt in deinem Kalender, wann du in den nächsten ein bis zwei Wochen Zeit für die Umsetzung verfügbar hast und plane diese ebenfalls in deinem Kalender ein.
Was, wenn der Kalender schon voll ist?
Gerade wenn dein Kalender schon ziemlich voll ist, ist es doppelt wichtig, dass du deine Kapazitäten im Blick behältst.
So vermeidest du das Dilemma, dass du einen Beratungsauftrag annimmst, aber anschließend keine Zeit für die Umsetzung findest. Denn dann hast du nicht nur ein schlechtes Gewissen gegenüber deinem Mandanten, sondern brauchst vielleicht auch mehr Zeit als gedacht, um dich mit dem Thema zu beschäftigen und den Auftrag ordentlich auszuführen, weil oft schon viel Zeit nach dem eigentlichen Termin vergangen ist.
Und dieses schlechte Gewissen wirkt sich dann an ganz vielen Stellen in deiner Kanzlei aus. Beim Umgang mit dem Mandanten wirst du mit dem Mandanten nicht mehr ganz auf Augenhöhe kommunizieren. Es kann sich auf deine Rechnung auswirken und auch auf dein persönliches Gefühl in Bezug auf diesen Auftrag.
All das kannst du vermeiden, indem du einfach vorher planst. Überlege dir, wenn du mit deinem Mandanten eine Stunde oder zwei verbringen wirst, wie viel Zeit du danach benötigen wirst, um dich in Ruhe mit dem Thema zu beschäftigen und den nächsten Termin mit dem Mandanten vorzubereiten.
Keine unrealistischen Versprechungen
So kannst du sicherstellen, dass du genügend Zeit hast, um deine Arbeit in Ruhe und mit Sorgfalt zu erledigen und dich voll und ganz auf deinen Mandanten zu konzentrieren.
Das bedeutet auch, dass du dadurch, dass du für solche Beratungsprojekte, die unterschiedliche Größen haben können, den nächsten Schritt bereits in deinem Kalender implementiert hast, keine unrealistischen Versprechungen machen wirst.
Ein zusätzlicher Bonus ist, je früher du nach diesem Termin diese Zeit einplanen kannst, umso weniger Rüstzeiten wirst du brauchen, um diese Beratung tatsächlich an den Start zu bringen.
Denn wir wissen alle, wenn wir in der Zwischenzeit mit fünf anderen Mandanten gesprochen haben, drei Jahresabschlüsse fertiggestellt und eine Handvoll Mitarbeitergespräche geführt haben, dann erinnern wir uns einfach nicht mehr so optimal an das Gespräch mit dem Mandanten. Und ja, wir haben zwar unsere Notizen, aber diese helfen uns auch nur begrenzt weiter. Wir müssen viel intensiver darüber nachdenken, was genau die Frage und das Ziel der Beratung war.
Je früher wir nach dem Termin wieder einsteigen, desto leichter fällt es uns, die Energie des Gesprächs wieder aufzunehmen und die Ziele noch präsent zu haben. So können wir uns besser darauf konzentrieren, was wir dem Mandanten raten möchten.
Ein extra Tipp für dich: Mach keine Wissenschaft draus
Es ist völlig egal, ob du bei den ersten Schätzungen drunter oder drüber liegst. Wenn du Pi mal Daumen drei Stunden schätzt und du brauchst nachher nur eine, hast ein Luxusproblem.
Wenn du aber nachher fünf Stunden brauchst, bist du dennoch in einer besseren Situation als jetzt. Denn du musst nicht fünf Stunden aus dem Boden stampfen in einem Kalender, der ohnehin schon voll ist, sondern nur noch zwei zusätzliche, denn drei hast du schon eingeplant.
Wie du es auch drehst, du stehst auf jeden Fall besser da.
Mehr Überblick und Ruhe im Kanzleialltag
Zusätzlich gewinnst du durch diese Art der Planung einen besseren Überblick über deine laufenden Beratungsprojekte und das gibt dir in deinem Kanzleialltag mehr Ruhe, mehr Selbstbestimmung. Und langfristig schaffst du damit mehr Kapazitäten für die proaktive Beratung deiner Mandanten.
Ich würde mich sehr freuen, wenn du mir mitteilst, wie dir dieser Tipp geholfen hat und welche Ideen und Gedanken du dazu hast.
Hat es funktioniert? Oder vielleicht nicht so gut?
Selbstverständlich unterstütze ich dich jederzeit gerne bei diesen Fragen, denn du bist nicht allein damit. Solche Themen tauchen immer wieder bei meinen Kunden auf.
Denke daran, dass es nicht auf Perfektion ankommt. Fang einfach an, schätze ins Blaue hinein und sammle deine Erfahrungen, um deinen Prozess zu verbessern. Und dann: viel Freude und Erfolg bei deinen Mandantenterminen!
Bis bald und liebe Grüße
Deine Benita
