Immer wieder höre ich von meinen Kunden, man bekäme viel zu wenig gute Mitarbeiter. Überhaupt seien gute Mitarbeiter sehr selten und wenn, dann seien sie unglaublich teuer. Persönlich muss ich ganz ehrlich sagen, ich glaube das nicht. Ich glaube, dass es viel mehr gute Mitarbeiter gibt, als wir auf den ersten Blick denken. Außerdem glaube ich, dass unsere Mitarbeiter gar nicht so teuer sein müssen, wie wir es vielleicht häufig empfinden.
Meist ist es doch so: auf der einen Seite haben wir oft das Gefühl, unsere Mitarbeiter bringen zu wenig ein, es kommt zu wenig dabei rum. Das bedingt dann die zweite Seite – wir können sie nicht besser bezahlen, sonst verdienen wir kein Geld. Das ist also die Überzeugung dahinter:
Unsere Mitarbeiter bringen zu wenig Ertrag, als dass wir sie besser bezahlen könnten.
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Woran liegt das?
Natürlich gibt es auch ein paar Faktoren, die es für uns schwierig machen, genau die Leute am Markt zu finden, die genau die Qualifikationen mitbringen, die wir uns von ihnen wünschen. Doch ich bin der Meinung, dass wir selbst ganz viel dazu beitragen können, diese Faktoren zu beheben oder zumindest zu erleichtern.
Die Hauptursachen dafür, dass wir Probleme mit der Mitarbeiterfindung, Nachwuchsgewinnung oder mit Mitarbeitern überhaupt haben ist, dass wir viel zu viel Fokus darauf legen, dass die Arbeit überhaupt erledigt wird und viel zu wenig Fokus darauf legen, dass sie auch profitabel erledigt wird.
Das hängt vor allem damit zusammen, dass die meisten von uns in der Regel aus der Not heraus Mitarbeiter einstellen. Wir haben einfach zu viel auf dem Tisch und manchmal überrollt es uns, manchmal ertappen wir uns dabei, dass wir manche Entscheidungen hätten früher treffen sollen oder dass wir uns bei einem Mandat im Aufwand verkalkuliert haben. Egal was letztlich dazu geführt hat, häufig holen wir uns erst dann Hilfe an Bord, wenn es eigentlich schon zu spät ist. In dieser Situation ist es dann auch legitim, dass unser Fokus darauf liegt, dass die Arbeit überhaupt erledigt wird. Ja, natürlich wäre es super, wenn unterm Strich noch etwas dabei herauskommt, aber für uns gilt erst einmal: Hauptsache die Aufträge sind erst einmal erledigt und die Fristen eingehalten.
Der Punkt ist, dass wir danach häufig den Moment verpassen, in dem wir unsere Mitarbeiter in das Geheimnis einweihen, wo bei uns in der Kanzlei wirklich das Geld verdient wird. Für mich ist ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg, dass jeder Mitarbeiter die Verantwortung für seine Ergebnisse kennt.
Jeder einzelne Mitarbeiter muss wissen, was die Schlüsseltätigkeiten auf seiner Position sind, die am Ende dazu führen, dass die gesamte Kanzlei profitabel läuft.
Dabei ist es völlig egal, ob ich einen Sekretariatsmitarbeiter, einen Steuerfachwirt oder Steuerberater an Bord habe, der zu 80 % produktiv abrechenbar, tätig sein soll. Wichtig ist, dass jeder seine Rolle im Wirtschaftsfaktor Kanzlei kennt. Jeder sollte wissen, wie seine Aufgaben dazu beitragen, dass die Kanzlei am Ende wie eine gut geölte Maschine läuft, um den Ertrag zu erwirtschaften, der es dir als Kanzleiinhaber möglich macht, wirklich gute Gehälter zu zahlen und wirklich gute Arbeitsbedingungen zu schaffen.
Was kannst du tun?
Das fängt mit so banalen Dingen an, wie jeden Mitarbeiter darin einzuweihen, was eigentlich sein interner Kostenersatz ist, also den Betrag, der wirklich in der Kanzlei durch den Kanal läuft, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter gerade Blumen gießt oder einen Jahresabschluss macht.
Wo die Kohle hinfällt …
Es gibt nun einmal Grundkosten, die in jeder Stunde da der Mitarbeiter anwesend ist, durch seinen Kanal laufen. Und diesen Betrag sollte jeder Mitarbeiter kennen, damit er aktiv darauf einwirken kann, zum Beispiel: wie viele Gesprächsschlaufen drehe ich mit der lieben alten Mandantin, wenn es darum geht, dass die Katze schon wieder beim Tierarzt ist?
Wenn ich weiß, da laufen 50, 80 oder 120 Euro durch meinen Kanal, während ich die Dame beruhige, dieses Geld dann aber nicht mehr zur Verfügung steht, um mein Gehalt oder meinen Urlaub oder was auch immer zu finanzieren, dann bin ich als Mitarbeiter vielleicht viel eher geneigt sehr liebevoll – aber dennoch bestimmt – das fünfte Katzengespräch ein kleines bisschen kürzer zu gestalten.
… und wo sie wieder hereinkommt
Ein weiterer wichtiger Punkt, den deine Mitarbeiter wissen sollten ist, welchen Anteil an Produktiv-Zeit du auf jeder Position erwartest. Das heißt, wenn wir jetzt zum Beispiel von einer Kanzleiassistenz ausgehen, dann wird diese möglicherweise so gut wie gar keine Produktiv-Zeit haben – je nachdem, welche Aufgaben sie hat.
Deine Berater oder auch deine Fachangestellten werden vielleicht einen relativ hohen Anteil an Produktiv-Zeit haben und eventuell wirst du bei denjenigen noch ein paar Produktiv-Stunden abziehen wollen, die Ausbildungsverantwortung haben oder ähnliches.
Es steht und fällt damit, dass du dir erstmal im Klaren darüber bist, wie hoch deine Erwartung an Produktiv-Zeit für jede einzelne Position ist. Nur so kannst du sinnvoll kalkulieren, ob dein Mitarbeiter überhaupt in der Lage ist, das von dir Erwartete zu erfüllen.
Also steht und fällt unser Erfolg letztlich auch damit, dass wir uns die Zeit nehmen, unsere Mitarbeiter dabei zu begleiten, betriebswirtschaftlich und unternehmerisch zu denken.
Sie sollten verstanden haben, bei allem, was sie tun auch den Ertrag der Kanzlei im Blick zu behalten, weil es am Ende das ist, was ihnen ihr gutes Leben, ihr gutes Gehalt und auch Ihre guten Arbeitsbedingungen garantiert – und wie Sie dazu beitragen können, ihn zu verbessern.
Wer bringt eigentlich das Geld?
Dann ist es natürlich wichtig, dass wir das unseren Mitarbeitern nicht einfach nur sagen, dass sie unseren Ertrag im Blick behalten dürfen, sondern dass wir uns auch gemeinsam mit ihnen hinsetzen, die Ergebnisse, die sie produzieren, urteilsfrei betrachten und gemeinsam schauen, wo das Potenzial liegt.
Dabei ist es erst einmal egal, wie die aktuellen Ergebnisse, gemessen an deinen Erwartungen aussehen. Nach mehreren Reviews könnt ihr einen Trend erkennen – ihr seht, was funktioniert und was nicht.
Das darf dann natürlich dazu führen, dass ihr auch Konsequenzen zieht.
Wie profitabel sind deine Mandanten?
Das kann auch dazu führen, dass wir Konsequenzen beim Mandanten ziehen wollen. Ganz häufig profitieren Mandanten über lange Zeit davon, dass wir uns nicht richtig klar über unsere Profitabilität sind und wo bei uns das Geld gewonnen und verloren wird.
Meist tun wir das nicht, weil wir denken, wir hätten keine Zeit dafür. Doch gemessen an dem riesigen Potenzial, das wir hier auf der Straße liegen lassen, sollten wir sie uns unbedingt nehmen. Diese Zeit, einmal investiert, rentiert sich für uns hundertfach.
Das bedeutet auch, einfach mal unbefangen hinzusehen, welche Mandanten unter dem Strich wie profitabel sind und wie wir das optimieren können.
Sind alle Mitarbeiter optimal eingesetzt?
Natürlich bedeutet das auf der anderen Seite auch, dass wir unter Umständen Konsequenzen bei Mitarbeitern ziehen müssen, auch, wenn wir das nicht so gerne hören wollen. Wir dürfen also darüber nachdenken, ob es sinnvoll ist, diesen Mitarbeiter unter dieser Erwartungshaltung auf dieser Position einzusetzen. Oder ob sich vielleicht eine andere Möglichkeit anbietet, diesen Mitarbeiter zu Gunsten der Kanzlei und aller, die an unserer Kanzlei dranhängen, gewinnbringender und effektiver einzusetzen. Falls ich keine solche Position finde, ist dieser Mitarbeiter möglicherweise in einer anderen Kanzlei oder sogar in einem anderen Beruf besser aufgehoben. Das darfst du dann auch kommunizieren und tatsächlich durchziehen.
Welche Aufträge rechnen sich für dich?
Auch unsere Aufträge dürfen gern immer wieder mal auf den Prüfstand. Denn ganz ehrlich, wenn am Auftrag nichts verdient ist, warum wollen wir dann damit weitermachen?
Ich liebe meinen Beruf und ich liebe es, mit Mandanten und Kunden zusammenzuarbeiten. Aber wenn ich kein Geld dabei verdiene, gehe ich lieber spazieren oder mit meinem Mann zum Essen. Auf jeden Fall fällt mir etwas Besseres ein, was ich mit meiner Zeit tun könnte, als meinen Beruf auszuüben, auch wenn ich ihn liebe. Das ist zu einem meiner persönlichen Leitsätze geworden.
Gleiches Recht für alle
Ich bin der Meinung, genau denselben Respekt haben auch unsere Mitarbeiter und der Einsatz ihrer Zeit verdient. Wenn wir sie wirklich von ganzem Herzen als Dream-Team-Mitglieder unserer Wunschkanzlei betrachten, dürfen wir ihnen die Chance geben, unsere Erwartungen vollständig zu erfüllen. Oder gemeinsam zu überlegen, auf welcher Position zu sie ihr Potenzial voll einbringen können – bei uns, oder woanders. Diesen Respekt hat in meinen Augen jeder verdient.
Was für ein Arbeitgeber willst du sein?
Ich hoffe, dieser Artikel hat dir ein paar Ideen für deine persönliche Kalkulation mitgegeben, dafür, deine Mitarbeiter noch mal genau auf den Prüfstand zu stellen und sie dabei zu unterstützen, auch deinen Anteil wahrzunehmen.
Ja, ich weiß, ein solcher Schritt kostet erst einmal Zeit und Nerven. Dennoch ist es am Ende des Tages so viel lohnender, weil du dann ein Arbeitsumfeld schaffen kannst, für das sich Menschen gern auch mal initiativ bewerben.
Für mich als Münchnerin ist BMW ein spannendes Beispiel. BMW hat nun wirklich an vielen Vorzügen bei den Arbeitsverhältnissen gedreht, nichtsdestotrotz bekommen sie nach wie vor so viele Initiativbewerbungen, dass sie über 90 % davon ungelesen zurückschicken können.
Das ist etwas, was wir für uns als Kanzleiinhaber auch beanspruchen dürfen.
Wir wollen Arbeitgeber werden, die Initiativbewerbungen bekommen!
Arbeitgeber, die nicht darauf angewiesen sind, dass uns irgendwelche Headhunter für viel Geld Menschen suchen, die dann eventuell zu unserer Kanzlei passen – oder auch nicht. Mitarbeiter, für deren Findung das Anfangsinvestment schon so hoch ist, dass ein riesiger Druck auf diesen Mitarbeitern lastet, dieses Investment zu amortisieren.
Wir wollen, dass unsere Mitarbeiter ihren Freunden und Bekannten empfehlen, bei uns zu arbeiten und wir auf diesem Wege die qualifizierten Mitarbeiter bekommen, die dann auch noch menschlich in unser Team passen.
Das ist einer von vielen, vielen Wegen in die richtige Richtung. Ein großartiger Arbeitgeber für die Mitarbeiter zu werden, die mit uns an einem Strang ziehen wollen. Und mal ehrlich, das sind doch die, die wir wirklich in unserer Kanzlei, an unserer Seite und in unserem Boot haben wollen! Oder nicht?
Wenn du mehr solche Tipps möchtest, findest du mich wie immer bei Abenteuer Wunschkanzlei und auf www.benita-koenigbauer.de
Ich hoffe, wir sehen uns bald.
Alles Liebe
Deine Benita
