Deine Mitarbeiter sind am Limit?
Du bist maximal ausgelastet, und mehr Steuerfachpersonal ist am Markt eigentlich so gut wie nicht zu kriegen?
Willkommen im Club.
Da hört sich Mitarbeiter optimal einsetzen in sieben Schritten irgendwie an wie eine Zauberformel.
Natürlich ist es keine Zauberformel. Ich werde dir heute nichts erzählen, was du nicht eh schon weißt. Aber vielleicht kann ich dir ein paar Dinge wieder ins Bewusstsein bringen. Möglichkeiten und Impulse, anders darüber nachzudenken, wie du deine Kapazitäten optimal planen und optimal einsetzen kannst. Wie du das, was du schon hast – also deine Bordmittel, alles, was du schon weißt und kannst und hast – so einsetzen kannst, dass es unterm Strich weniger Stress wird für alle Beteiligten.
Du kannst nicht alles auffangen!
Denn eines muss ganz klar sein: dass du noch mehr arbeitest, ist nicht die Lösung.
Genauso wie du für deine Mitarbeiter denkst: „Ich kann ihnen unmöglich noch mehr aufladen.“, genauso denk bitte auch über dich selbst.
Du kannst dir auch nicht noch mehr aufladen.
Die Frage ist nicht “Wer?” sondern “Wie?”
Was können wir also tun? Wie können wir in die Richtung gehen, in der es leichter wird, wie können wir ein kleines bisschen mehr Entspannung in die aktuelle Lage bringen?
Nun, es beginnt damit, dass wir deine Mitarbeiter und dich vollständig von allem entlasten, was keine Steuerfachaufgabe ist.
Verschwendest du die Zeit deiner Fachkräfte?
Seien wir doch mal ehrlich. In einer Steuerkanzlei gibt es Tausende von Aufgaben, für die wir keinerlei Fachausbildung im Steuerrecht brauchen.
Der Haken ist: oft sind diese Aufgaben winzig kleine Schritte oder Elemente von ganzen Prozessen. Und unsere Prozesse haben wir in einer Zeit, in der wir noch die Möglichkeiten hatten, alle möglichen Stellen mit Steuerfachpersonal zu besetzen, so aufgestellt, dass sie eben stringent von A bis Z von einer Steuerfachkraft durchgearbeitet werden.
Genau dieses Vorgehen ergibt aber möglicherweise in der heutigen Situation gar nicht mehr so viel Sinn. Wenn wir bereit sind, das zu anerkennen, liegt hier eine riesige Chance für uns, denn es bedeutet, wenn wir all diese Aufgaben jetzt einmal völlig neu betrachten und neu verteilen, haben wir die Möglichkeit, uns und unsere Mitarbeiter von dieser maximalen Belastung ein Stück weit zu befreien.
7 Schritte für weniger Stress
Wie kannst du also vorgehen? Was sind denn nun die sieben Schritte, die ich mir heute für dich überlegt habe?
Schritt 1 – Klarheit schaffen
Den ersten Schritt kannst du parallel tun, während du arbeitest. Liste bitte alles auf, was du den lieben langen Tag, die liebe lange Woche, den lieben Monat so tust.
Was tust du alles? Rudimentär ist völlig genug. Es sollte nur einigermaßen vollständig sein. Auch und gerade all die Dinge, die du tust und dich dabei fragst: „Warum tue ich das eigentlich?“
Vielleicht magst du dir dazu auch den Blogartikel zur „Not To Do Liste“ oder das YouTube Video dazu nochmal anschauen.
Das ist der aller allererste Schritt. Du schaust mal nur auf deinen Schreibtisch, nur in deinem Büro. Was ist das eigentlich alles, das du den lieben langen Tag so machst?
Schritt 2 – was WILLST du tun?
Im zweiten Schritt – Achtung, jetzt ist es wichtig, dass du auf die Details hörst! – im zweiten Schritt markierst du auf dieser Liste alles, was du weiterhin selbst tun WILLST. Und ich meine bewusst „willst“, nicht „musst“, weil kein anderer da ist oder „musst“, weil du halt eben mal die Kanzleileitung bist!
Wir spielen hier „Wünsch dir was“. Markiere bitte nur die Dinge, von denen du sagst: „Hey, ganz ehrlich, selbst wenn ich drei Mitarbeiter dafür hätte, ich würde es trotzdem lieber weiter selber machen. Es macht mir einfach Freude, oder es ist mir einfach wichtig.“
Und bitte, bitte sei da ehrlich mit dir und versuche nicht alle möglichen anderen Erwartungshaltungen noch mitsprechen zu lassen, sondern tatsächlich wirklich: „Wünsch dir was.“
Was WILLST du unbedingt selber machen in deiner eigenen Wunschkanzlei?
Das bedeutet nicht, dass du dann nicht noch Supervision über die anderen Dinge hast. Auch die Dinge, von denen du jetzt sagst: „Na ja, das muss ich jetzt nicht wirklich unbedingt selber machen“, werden teilweise dennoch auf deinem Schreibtisch landen.
Denn du bist nun mal die Kanzleileitung und es ist nun mal typisch für Steuerkanzleien, dass die Kanzleileitung in alle laufenden Prozesse an irgendeinem Punkt eingebunden sein muss. Die Supervision wird also trotzdem bei dir bleiben. Doch es macht einen beachtlichen Unterschied, ob ich nur noch Supervision über bestimmte Dinge mache oder ob ich den kompletten Prozess selber abarbeite.
Schritt 3 – wie sieht es bei deinen Mitarbeitern aus?
Der dritte Punkt betrifft bereits deine Mitarbeiter. Idealerweise sollten deine Mitarbeiter jetzt genau dasselbe tun, was du in Schritt eins getan hast, nämlich: eine vollständige Liste erstellen. Lasse sie, während sie arbeiten, notieren, was sie eigentlich alles tun.
Dazu ist es wichtig, dass du vorher mit deinen Mitarbeitern sprichst, um sicherzustellen, dass es nicht darum geht, ihnen nachher die Leviten zu lesen, weil sie dies oder das tun, weil sie sich vielleicht dafür verantwortlich fühlen, die Büropflanzen zu gießen oder Ähnliches. Vielmehr geht es darum, diese Punkte zu identifizieren und zu sagen: „Ich möchte, dass es leichter wird und deswegen schauen wir mal, was wir leichter machen können.“
Die Liste sollte möglichst umfassend sein, sodass wirklich alles darauf erfasst wird. Ideal ist es, wenn sie so detailliert ist, dass Arbeitsaufgaben in Einzelschritte aufgegliedert werden können.
Ich habe bereits zu Beginn erwähnt, dass wir in unseren Kanzleien Prozesse haben, die von Steuerfachkräften von Anfang bis Ende durchgearbeitet werden, obwohl in diesen Prozessen zahlreiche Punkte existieren, für die keine Steuerfachkraft erforderlich ist.
Ein klassisches Beispiel ist das Fertigstellen einer Steuererklärung und das Versenden an den Mandanten. Vielleicht verfolgst du bisher in deiner Kanzlei immer noch den Ansatz, dass alles aus einer Hand kommt, da die Steuerfachkräfte den vollen Überblick haben. Unter den heutigen Markt- und Kapazitätsbedingungen darfst du dir jedoch gut überlegen, ob das immer noch sinnvoll ist.
Es gibt zahlreiche andere solcher Punkte. Der Klassiker ist, diese Aufgaben am Ende des Prozesses dem Sekretariat zuzuweisen.
Doch es gibt auch im mittleren Bereich eines Steuererklärungsprozesses (oder jedes anderen Prozesses) Aufgaben, die keine Steuerfachkraft erledigen muss. Die Liste sollte so detailliert sein, dass ihr diese Arbeitsschritte und einzelnen Aufgaben erkennen könnt, bei denen eventuell eine andere Kompetenzebene notwendig ist oder herabgestuft werden kann.
Schritt 4 – Rosinen picken
Im vierten Schritt werden auch deine Mitarbeiter Markierungen vornehmen.
Die erste Frage dazu lautet: Was erfordert unbedingt steuerlichen Sachverstand? Wofür ist eine umfassende Kenntnis in Steuerfragen erforderlich?
Dies sind die Aufgaben, die eine spezifische steuerliche Expertise erfordern und bei denen ein umfassendes steuerliches Fachwissen unabdingbar ist.
Im zweiten Schritt markieren sie ebenfalls, ähnlich wie du es bereits getan hast, welche Aufgaben sie unbedingt selbst weiterhin ausführen WOLLEN.
Wenn es einen deiner Mitarbeiter erfüllt, sich um die Pflanzen in der Kanzlei zu kümmern, dann könnte dies eine Aufgabe sein, die er behält, auch wenn dafür keine spezifischen steuerlichen Kenntnisse erforderlich sind.
Es ist wichtig, dass ihr anschließend gemeinsam einen Blick darauf werft, denn es ergibt keinen Sinn, wenn am Ende jeder Mitarbeiter alles behalten möchte und dadurch keine Entlastung eintritt. Aufgaben auszusortieren bedeutet jedoch nicht, dass sie keine neuen Aufgaben erhalten können, die ihnen mehr Freude bereiten. Dies werden wir uns im nächsten Schritt, Schritt fünf, genauer ansehen.
Schritt 5 – Abgleich
Für den fünften Schritt verfügst du bereits über eine Übersicht:
Was machst du?
Was machen deine Mitarbeiter?
Was davon möchten sie oder du unbedingt selbst weiterhin tun?
Welche Fähigkeiten erfordern spezifische steuerliche Fachkenntnisse von dieser bestimmten Position?
Basierend auf diesen Informationen kannst du dir einen Überblick darüber verschaffen, welche Fähigkeiten bereits in deiner Kanzlei vorhanden sind. Auf welche spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen kannst du bereits jetzt zugreifen?
Dabei geht es jedoch nicht nur um die steuerlichen Fähigkeiten, sondern auch um alle anderen Fähigkeitsprofile, die im Randbereich der Steuerthemen in deiner Kanzlei bereits jetzt verfügbar sind.
Mit diesem Überblick kannst du schnell erkennen, welche Kapazitäten überhaupt vorhanden sind und welche Mitarbeiter welche Aufgaben besonders gut erledigen können.
Welche Aufgaben müssen insgesamt verteilt werden?
Und können wir diese Aufgaben sinnvol(er)l umverteilen?
Idealerweise kommst du mit dieser Methode auch ein wenig von der Idee weg, dass in einer Kanzlei der Steuerberater per se zuständig ist, sondern schaust, dass die Menschen in deinem Team, die die jeweiligen Fähigkeiten dazu mitbringen, die Aufgaben übernehmen, die am besten dazu passen.
Die vorhandenen Fähigkeiten und die zeitlichen Kapazitäten können damit neu angeordnet werden, wie bei einem Puzzle. Dabei könntest du allerdings auch herausfinden, dass bestimmte Fähigkeiten, quasi einzelne Puzzleteile in deiner Kanzlei aktuell fehlen.
Das ist eine großartige Entdeckung, denn in diesem Fall hast du die Chance zu hinterfragen, ob du diese Fähigkeiten und Kapazitäten zum Beispiel durch internes oder externdes Training hinzufügen willst. Vielleicht möchtest du dazu auch jemanden von außerhalb hinzuziehen, und auch dabei handelt es sich nicht zwangsläufig immer um steuerliches Fachpersonal.
Schau dir die jeweilige Aufgabe isoliert an und finde heraus, wer das wirklich kann und was dazu zwingend notwendig ist.
Brauchst du dazu unbedingt Steuerfachpersonal?
Oder kannst und willst du deine Steuerfachleute lieber in einem anderen, gewinnbringenderen Bereich einsetzen?
Kannst du in diesem Bereich einen Branchenfremden anlernen?
Und ganz wichtig – die Frage, die immer präsent sein sollte: Kannst du deine technischen Hilfsmittel in Form von Automatisierung einsetzen? Hast du vielleicht sogar bereits – ich wage es, das “große Wort” zu sagen – künstliche Intelligenz an Bord oder zur Hand, die dich bei bestimmten Aufgaben, die bisher von Menschen erledigt wurden, unterstützen kann?
Schritt 6 – was kann und darf gehen?
In diesem Zusammenhang stellt sich auch gleich die Frage: Was kann gehen?
Diese Frage betrifft vor allem Aufgaben, die niemand in deiner Kanzlei wirklich erledigen möchte und/oder Aufgaben, die niemand in deiner Kanzlei wirklich gut beherrscht.
Es geht auch um Aufgaben, für die sich derzeit niemand in deiner Kanzlei findet, und du auch niemanden von außen hinzuziehen kannst, der diese Aufgaben in der Qualität, die du erwartest, erfüllen kann und gut zu deinem Team passt.
Das ist völlig in Ordnung.
Es ist eine legitime Lösung in deiner Wunschkanzlei, bestimmte Bereiche in Zukunft einfach nicht mehr zu bedienen, weil du nicht die Kapazitäten dafür hast oder haben willst. Du musst nicht alles für jeden tun.
Als Steuerberater denken wir häufig, dass wir jeden Wunsch unserer Mandanten erfüllen müssen. Das ist jedoch nicht der Fall.
Wir können jederzeit ein starkes Netzwerk aus Kooperationspartnern für die Bereiche aufbauen, in denen wir nicht besonders gut aufgestellt sind oder die uns keine Freude bereiten. In diesen Fällen Mandanten an Kollegen weiter zu verweisen oder bestimmte Aufgaben vollständig auszulagern, ist so gut wie immer ein Gewinn für alle Beteiligten. Das ist der Zauber, der in dieser Methode liegt.
Schritt 7 – Re-Design deiner Prozesse
Sobald du weißt, was du weiterhin tun möchtest, was gut funktioniert und wer welche Aufgaben übernimmt, beginnt die Neugestaltung deiner Prozesse und die Entwicklung neuer Arbeitsabläufe.
Hierbei sind deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt. Befreie dich davon, in den alten Mustern zu denken, sondern erlaube dir, alles völlig neu zu gestalten. Alles ist möglich.
Ein sehr wichtiger Punkt dabei ist, die Verantwortlichkeiten neu zu überdenken. Wenn ich einen Euro für jeden Prozesspunkt in einem Handbuch bekäme, in dem die Kanzleileitung als Ausführender oder sogar Verantwortlicher für bestimmte Prozessschritte festgelegt ist, obwohl es überhaupt keinen Sinn ergibt, die Kanzleileitung an dieser Stelle einzubeziehen, dann bräuchte ich gar nicht mehr zu arbeiten.
Ganz ehrlich, lass uns da kurz hinschauen: Natürlich haben wir als Steuerberater ein gewisses Sicherheitsbedürfnis, und natürlich möchten wir am liebsten alles im Auge behalten.
Doch durch eine gut organisierte Supervision können wir sehr viele Dinge exzellent im Blick behalten, auch ohne an 15 verschiedenen Prozesspunkten als Verantwortlicher oder Beobachter eingebunden zu sein.
Behalte deshalb bitte sehr genau im Blick, wer – außer dir – welche Verantwortlichkeiten im neuen Prozess-Design übernehmen kann.
Die niedrigstmögliche fachliche “Eskalationsstufe” ist oft die beste Wahl, und das ist gewiss nicht immer die Kanzleileitung oder die erfahrenste Fachkraft.
Was gewinnst du?
Wenn du diesen neu durchdachten Ansatz für dich umsetzt, bleibt bei dir all das, was du wirklich selbst erledigen möchtest. Das könnte beispielsweise die proaktive Beratung deiner Mandanten sein – etwas, zu dem wir oft nicht ausreichend Zeit finden.
Hinzu kommt die Supervision deiner Mitarbeiter in den Bereichen, in denen sie deine Anleitung und Aufsicht benötigen, und in denen dies auch durch das Berufsrecht gefordert ist, doch das frisst deutlich weniger Kapazitäten, als alles selbst zu tun, oder jeden Schritt zu überwachen. Nicht nur bei dir, sondern auch bei deinen Mitarbeitern.
Auf den Schreibtischen deiner Mitarbeiter befinden sich nun ebenfalls die Aufgaben, die sie nicht nur gerne erledigen möchten, sondern für die sie auch am besten geeignet sind, basierend auf ihrem jeweils individuellen Skillset.
Das bedeutet, dass allein durch die Umverteilung der vorhandenen Aufgaben in der Kapazitätsplanung Luft geschaffen wird, selbst wenn es anfangs unwahrscheinlich erscheint.
Wenn wir ehrlich zu uns selbst sind und dies sorgfältig durchdenken, erkennen wir, dass wir Aufgaben, die wir gut beherrschen und gerne erledigen, schneller, besser und effizienter erledigen können.
Wenn wir auf der anderen Seite, Aufgaben auf unserem Schreibtisch haben, die wir weder besonders gut können noch mögen, benötigen wir mehr Zeit, und es erzeugt Stress. Dieser Stress wirkt sich nachteilig auf alle anderen Aufgaben aus und macht uns auch dort langsamer, schwerfälliger und ineffizienter.
Wenn wir es also schaffen, Aufgaben neu zu verteilen und diejenigen loszulassen, die wir sowieso nicht wirklich wollen, über die sich jedoch jemand anderes – außerhalb unserer Kanzlei – freuen würde, kehrt automatisch mehr Ruhe in deine Arbeitsabläufe ein.
Ich hoffe, dieser Beitrag hilft dir dabei, deine Situation auch in dieser schwierigen und angespannten Lage ein wenig zu optimieren und so zu mehr Selbstbestimmung zurückzufinden.
In deiner Wunschkanzlei geht es ja im Wesentlichen darum, dass du wieder in deine Selbstbestimmung findest und dass du und dein Team glücklich und zufrieden in und außerhalb deiner Kanzlei das Leben genießen könnt.
Wenn du darüber sprechen möchtest, wie das konkret für dich aussehen kann, schreib mir und wir genießen gemeinsam einen virtuellen Cappuccino.
Auf der Basis jahrzehntelanger Erfahrung in und mit zahlreichen Steuerkanzleien kann ich mit Überzeugung sagen: „Egal, welches Problem du hast, die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass wir eine Lösung finden können.“
Ich bin hier, um dir bei der Lösungsfindung zu helfen. Lass von dir hören. In der Zwischenzeit wünsche ich dir eine wundervolle Woche.
Herzliche Grüße
Deine Benita
