Hast du eine aktive Not-to-do-Liste?
Ich weiß ganz sicher, dass du eine aktive To-do-Liste hast. Doch was befindet sich eigentlich auf deiner To-do-Liste? Schau gerne mal durch, welche Dinge sich überwiegend dort tummeln, denn meist stehen dort überwiegend Aufgaben drauf, die mit deinem Tagesgeschäft zu tun haben. Jede Menge Dinge, auf die du Lust hast, aber bestimmt auch Dinge, auf die du vielleicht gar keine Lust hast und Dinge, die dir sogar schwerfallen.
Was sich dazu möglicherweise auch noch sehr umfangreich – auf deinen To-do-Listen tummelt, sind die Prioritäten anderer Leute … und vermutlich eher wenige (oder sehr wenige) deiner eigenen Ziele und Prioritäten.
Damit bist du übrigens nicht allein, denn so sehe ich es zumindest ganz häufig auch bei meinen Kunden (und manchmal auch noch auf meiner eigenen 😉 ).
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Über die To-do-Liste möchte ich heute aber gar nicht schreiben, sondern tatsächlich über die Not-To-Do-Liste, also über das, was nicht auf deiner To-do-Liste stehen sollte.
Wozu eine Not-to-do-Liste?
Wofür brauche ich eine Not-to-do-Liste, wenn ich doch meine To-do-Liste habe?
Auf die Not-to-do-Liste gehört alles jenes, was nicht deine besten Fähigkeiten aus dir herausholt. Denn im Grunde genommen bist du dafür geschaffen, dich den ganzen Tag mit dem zu beschäftigen, was du am besten kannst. Und alles, was nicht zu den Dingen gehört, die du am besten kannst, solltest du eigentlich überhaupt nicht tun. So, das klingt ja jetzt erst mal gut und schön, aber warum schreibe ich dir das? Du musst es ja (momentan zumindest) trotzdem tun.
Wozu also das alles?
Deine Not-to-do-Liste ist dazu da, Klarheit für dich zu schaffen. Es geht darum, dass du dir selbst erlaubst, einmal kritisch darüber nachzudenken, was eigentlich alles nicht auf deiner To-do-Liste stehen würde, wenn es komplett nach dir ginge.
Diese Dinge dürften nämlich idealerweise auf der To-do-Liste geeigneterer, anderer Menschen stehen, die dich dabei unterstützen können. Und das ganz unabhängig davon, ob es diese Menschen jetzt gerade schon in deinem Leben gibt oder nicht.
Erlaube dir doch mal diese Frage zu stellen:
„Was von dem, das ich den ganzen Tag mache, ist eigentlich nicht meins und ist irgendwie eine Art Kollateralschaden des Business, das ich aufgebaut habe?“
Vielleicht ist es etwas, was einfach mitgekommen ist, worauf du auch nicht verzichten konntest, weil es eben zu den Rahmenbedingungen deines Business dazugehört (zum Beispiel die Buchführung). Aber wenn du ganz ehrlich mit dir bist: wenn du es dir hättest aussuchen können, hättest du dazu deinen Opt-in ganz sicher nicht erklärt.
Bei der Not-to-do-Liste geht es also darum, diese Klarheit einfach mal zuzulassen und anzuerkennen:
„Ja, in meinem Business gibt es Dinge, auf die habe ich keinen Bock oder die mache ich nicht besonders gut. Dafür bin ich nicht besonders geeignet, nicht besonders talentiert und Lust habe ich auch keine dazu.“
Wenn du das erstmal für dich klargestellt hast, dann wirst du in dieser Liste Muster erkennen.
Du wirst erkennen, was tatsächlich immer auf deiner To-do-Liste landen darf, nämlich auf der Liste, auf der genau das steht, wofür dein Herz schlägt, was dir Freude macht, womit du in Zukunft voranschreiten möchtest. Und dann natürlich, was auf der Liste landet, für die du dich am liebsten abmelden würdest.
Diese Klarheit und diese Muster, die du darin erkennst, können dir helfen, in deinem Business oder in deiner Kanzlei dein optimales Portfolio zu erstellen. Und zwar dein Portfolio an Kunden oder Mandanten, dein Portfolio an Mitarbeitern, mit denen du arbeiten möchtest und selbstverständlich auch dein Leistungsportfolio.
Klarheit schafft Gestaltungsfreiheit
Was sind denn tatsächlich die Dinge, die du am allerliebsten hier in deinem Business, in deiner Kanzlei erbringst? Und was sind tatsächlich die Dinge, auf die du gut verzichten könntest?
Wenn du diese Klarheit anwendest auf deine jeweiligen Portfolios, dann kannst du beginnen frei zu gestalten.
Wenn du zum Beispiel ein Steuerberater bist, kannst du dir überlegen: “Ich dachte eigentlich immer, der Lohn gehört irgendwie dazu, denn er war immer schon da und ich habe es nicht weiter hinterfragt. Ich habe aber eigentlich kein Interesse an dieser Dienstleistung oder es macht mir keinen Spaß oder ich tue mich schwer, die richtigen Mitarbeiter dafür zu finden. Keiner meiner Mitarbeiter ist besonders happy damit und ich möchte nicht auch extra jemand neuen dafür einstellen.“
Sobald du Klarheit darüber hast, dass etwas eigentlich auf deiner Not-do-do-Liste steht, wird Raum für die Überlegung frei, wie es für dich möglich werden kann, dieses Leid zu beenden und diese Aufgabe oder diese Leistung vielleicht in Zukunft nicht mehr selbst zu erbringen, sondern einen geeigneten anderen Menschen dafür zu finden, der genau der Richtige ist, um dies gemeinsam mit uns oder für uns zu übernehmen?
Deswegen ist deine Not To Do Liste für dich ein Gewinn.
Wie funktioniert das?
Wie kommst du zu deiner To-do-Liste? Im Moment hast du ja wahrscheinlich eine To-do-Liste und da steht so ziemlich alles drauf, was du so machen möchtest, könntest, solltest, müsstest.
Die Not-to-do-Liste ist im Grunde etwas ganz Einfaches. Ich mache es jetzt erst mal plakativ, du kannst das später in deiner digitalen oder analogen Lösung so abbilden, wie du das möchtest.
Du nimmst also ein Blatt und auf der einen Seite sind deine To-dos und auf der anderen Seite sind deine Not-to-do’s. Denn ganz ehrlich, momentan bist du noch nicht in der Situation, dass du die Not-To-do’s einfach fallen lassen kannst. Ob sie dich nun vollständig abholen und dir Freude machen oder nicht, du musst sie erst einmal mit erfassen.
Was tust du also damit?
Du erfasst sie in einem separaten Teil deiner globalen To-do-und-not-to-do-Liste.
Du hast zum Einen deine To-do-Liste. Da steht alles drauf, was wirklich dein Herzensthema ist. Was genau das ist, von dem du sagen kannst: Hier bin ich in meinem Element, da bin ich schnell, da bin ich gut, da bin ich die Beste, die meine Kunden kriegen können.
Auf der anderen Seite schreibst du dann die Sachen hin, die du nur deshalb machst, weil sie eben irgendwie dazugehören.
Wichtiger Schritt für deine Zukunft
Ich bekomme an dieser Stelle ganz häufig von meinen Kunden die Rückmeldung: Das ist doch total egal, denn ich muss es ja doch machen. Ich bin ja allein.
Achtung: auch wenn du allein bist (vielleicht sogar gerade dann), ist es wichtig, dass du für dich Klarheit schaffst, über das, was tatsächlich dein Zauber ist, deine PS sind, die du auf die Straße bringst und den Dingen, die eben “unfreiwillig” damit einhergehen.
Denn es ist ganz egal, ob du jetzt schon ein großes Team hast, auf das du dann vielleicht manche Dinge deiner To-do-Liste verteilen kannst, oder ob du noch ganz allein bist und die gesamte Liste selbst abarbeiten musst:
Der Bonus ist, wenn du das konsequent über einen gewissen Zeitraum machst erkennst du eine Clusterbildung solcher Aufgaben. Und diese ergeben die perfekte Jobbeschreibung für deine nächste Einstellung in deinem Unternehmen!
Ich bin nämlich immer noch der Meinung, dass wir in unserem Kulturkreis viel zu früh anfangen, Fachleute einzustellen und viel zu wenig darüber nachdenken, dass wir in unserem eigenen Unternehmen (vor allem, wenn wenn wir noch kein Team haben), sowieso selbst die beste Fachkraft an Bord sind.
Deshalb wäre in der Wachstumsphase aus meiner Sicht die ideale erste Person, die in unser Unternehmen kommt, jemand, der uns als Inhabern den Rücken freihält.
Ja, du hast es richtig vermutet. Das ist der Mensch, der deine Not-To-do Liste für dich übernimmt! Und wenn du genau so jemanden suchst, dann ist es doch grandios hilfreich, wenn du schon eine ganz klare Jobbeschreibung dafür hast, die all die Erwartungen, die du hast, all die Aufgaben, die derjenige für dich übernehmen soll, vollständig widerspiegelt. Denn so weißt ganz genau, nach wem du suchen musst. Welche Skills braucht dieser Mensch, um für dich wirklich den Wert mit in dein Unternehmen zu bringen, um dann den Turbo zu zünden?
Erst mal müssen deine PS auf die Straße und das bedeutet, du bist der Flaschenhals in deinem Unternehmen. Macht diesen Flaschenhals frei, indem du all das, was sich daran an Ablagerungen gebildet hat, übergibst und zwar genau an den Menschen, dessen Superskill die Bereinigung genau diese “Ablagerungen” sind.
Wenn dich interessiert, wie das in deiner Situation konkret für dich aussehen kann, dann lass uns reden. Du findest mich immer auf www.benita-koenigbauer.de oder auf Social Media und natürlich im Podcast.
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Ich freue mich, dich bald wiederzusehen.
Bis bald, liebe Grüße
Benita
