Juli 8

Wer herrscht eigentlich über deinen Terminkalender?

Bist du (noch) Herr oder Herrin deines Kalenders?

Ganz häufig, wenn ich in die Terminkalender meiner Kunden gucke und manchmal auch in meinen eigenen, kommt mir diese Frage in den Sinn. Denn ich erkenne darin einfach nur ein wahnsinniges Gewusel von einzelnen Terminen, von Besprechungen, Anfragen für Fortbildungen usw. und alle Termine sind meist nur irgendwie rein gekritzelt. Wenn ich mit solch einem Kalender arbeiten müsste, dann würde ich am allerliebsten gleich wieder nach Hause gehen. Überwiegend ist dort nämlich überhaupt keine Zeit eingeplant, um zwischen den einzelnen Terminen eine Pause einzulegen, um ein wenig runterzufahren und reflektieren zu können.

Manchmal ist nicht einmal Raum für eine Mittagspause oder etwas Ähnliches. Auch fehlt größtenteils die Zeit, um einmal ungestört an etwas, das vielleicht etwas mehr Aufmerksamkeit und Konzentration braucht, zu arbeiten. Sehr, sehr häufig ist der Kalender einfach ein zerfleddertes Bild und die einzigen Räume, in denen etwas frei ist, sind die, in denen wir Urlaub haben. 

Genau das ist es, was unglaublich an unseren Nerven zerrt und uns das Gefühl gibt, fremdbestimmt zu sein, in unserem eigenen Business oder unserer Wunschkanzlei. 

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Dadurch, dass ohnehin nicht wirklich viel Raum bleibt, versuchen wir dann letztendlich nur noch, möglichst gut die Lücken zu füllen. Mal schnell noch hier und mal schnell noch da etwas weiterbringen. Was dabei aber auf der Strecke bleibt, sind die Räume für uns selbst, um einen Schritt zurückzutreten und in Ruhe nachzudenken.

Die Denk-Zeit findet einfach keinen Platz mehr. 

Keine Zeit zum Nachdenken

Wie kommt es eigentlich dazu? In den meisten Fällen sind wir ja selbst diejenigen, die Termine in unseren Kalender eintragen. Manchmal sind es Mitarbeiter, aber denen haben wir hoffentlich irgendeine Guideline mitgegeben, wie sie diese Termine in unserem Kalender platzieren sollen. Doch auch das klappt mal besser und mal schlechter. Denn, was passiert sehr häufig, wenn Mitarbeiter damit betraut sind?   Sie haben einen Mandanten oder Kunden am Telefon und der möchte gerne einen Gesprächstermin, den unsere Mitarbeiter natürlich nicht ablehnen wollen. Denn, genau das wollen wir ja eigentlich auch und unsere Mitarbeiter wissen das. 

Weiße Löcher

Was passiert also? Sie suchen den nächsten weißen Fleck im Terminkalender. Diese weißen Flecken in unserem Terminkalender nenne ich nicht schwarze Löcher, sondern weiße Löcher. Denn genau wie schwarze Löcher, hat jedes weiße Loch in deinem Terminkalender die Eigenschaft, etwas in sich hineinzusaugen. Weiße Löcher oder weiße Flecken im Terminkalender sind quasi ein Angebot, sich dort breitzumachen. Und das passiert an dieser Stelle dann tatsächlich auch.

Du kennst das sicher auch von dir selbst. Du bekommst einen Anruf von einem Mandanten, der es eilig hat. Natürlich weißt du, aus deiner Erfahrung, das hätte theoretisch auch drei Wochen Zeit. Aber die persönlich empfundene Dringlichkeit deines Kunden lässt dich dann doch überlegen: Na ja, oder kriege ich den doch irgendwo früher rein? 

Was machst du? Du gehst in deinen Terminkalender und sucht einen freien Fleck, ein weißes Loch. Vielleicht erkennst du sogar: Ja, okay, das ist jetzt genau zwischen zwei Terminen, aber wurscht, geht nicht anders. Und zack, ist der Termin da drin und wieder ist dein Kalender ein kleines Stückchen zerfledderter, als zuvor.

Du allein herrschst über deinen Kalender

Wie können wir dessen Herr werden, sodass wir wieder das Gefühl haben, wir sind (wieder) die Herrscher über unseren Terminkalender? 

Neulich hat es eine Kundin von mir so süß ausgedrückt

Es fühlt sich an, als hätte in meinem Terminkalender eine feindliche Übernahme stattgefunden. 

Dieses Gefühl haben wir wohl alle schon einmal gehabt und wir brauchen wirklich eine Lösung dafür. Wenn wir wieder die Herrschaft über unseren Terminkalender zurückgewinnen wollen, sind WIR die Einzigen, die das tun können. 

Wie kannst du dabei vorgehen? 

Es gibt eine Menge Möglichkeiten, das Thema anzugehen und es gibt eine Menge Menschen da draußen, die großartige Vorschläge dazu haben, wie du deinen Terminkalender führen kannst. Ich stelle dir heute eine Methode vor, die für mich ganz gut funktioniert und ich nenne sie: 

Dein persönlicher Chef-Kalender

Mach am besten gleich mit: Nimm dir ein Kalenderblatt, auf dem noch nichts eingetragen ist. Falls du noch irgendwo einen ungenutzten Kalender herumliegen hast – prima. Sonst lade dir einen aus dem Internet herunter.

Du brauchst einen Kalender in dem keine Termine, keine Abhaltungen stehen, in dem bisher rein gar nichts vorhanden ist. 

Falls du mit dem Google Kalender arbeitest, kannst du einfach einen neuen Google Kalender eröffnen und alle anderen ausblenden. 

Und los geht’s: Was ist das Allererste, das in deinen Chef-Kalender hineingeht?

Das, was dir als Mensch wichtig ist! Was möchtest du unbedingt privat in deinem Kalender stehen haben? Was ist für dich wichtig, wenn es um deine eigene Entwicklung geht oder auch um die Entwicklung deines Wunsch-Business oder deiner Wunschkanzlei?

Stell dir vor, wir spielen jetzt Wünsch dir was

Was schreibst du als Allererstes hinein?

Es kann zum Beispiel sein, dass dein Kind in drei Wochen einen Brückentag hat und du möchtest an diesem Tag Zeit haben und für deine Familie da sein. Dann ist deine erste Handlung, diesen Brückentag zu blockieren und freizuhalten, damit sich da nichts anderes mehr ausbreiten kann. Dieser Tag darf kein weißes Loch sein, weil es dir wichtig ist, diesen Tag mit deinem Kind oder deinem Partner oder irgendeinem anderen lieben Menschen zu verbringen. 

Wenn dir zum Beispiel wichtig ist, eine monatliche Strategiesession zu machen, bei der du dich zurückziehst, um endlich mal 2,3 oder sogar 4 Stunden am Stück in Ruhe darüber nachzudenken, wie es mit dir, deinem Wunschbusiness oder deiner Wunschkanzlei weitergehen soll, dann sollte das ebenfalls in deinem Kalender unter Punkt 1 Eingang finden. 

Wann sollen deine persönlichen und beruflichen Ziele stattfinden? 

Der zweite Punkt, der ganz wichtig ist, lautet: Was sind deine Ziele und was willst du tun, um den nächsten Schritt in Richtung deiner Ziele zu gehen und um sie zu verwirklichen? 

Tu‘ das nicht “morgen”, oder “nächste Woche”, denn das bleibt meistens auf immer morgen und auf immer nächste Woche. Das bedeutet sonnenklar: wann genau möchtest du dich hinsetzen und ganz konkret Schritte unternehmen, mit denen du deine wichtigen Ziele für dich verwirklichst? Trage diese Zeiten in deinen Kalender ein.

Der dritte Punkt, den du in deinem Kalender beachten möchtest, ist auch sehr wichtig:

Wo kommt die Kohle her?

Wo holst du tatsächlich das Geld herein? Damit meine ich jetzt genau nicht die Tätigkeiten, die wir so “nebenbei” miterledigen.

Nein, ich meine die Tätigkeiten, die wirklich die Nadel bewegen, dank derer sich wirklich etwas tut in deinem Business. 

Genau das, was du gern tun willst und richtig gut kannst und wofür dich deine Kunden auch sehr gern entsprechend bezahlen. Dafür brauchst du Zeit und Raum. Du brauchst Ruhe in deinem Terminkalender. Deswegen kommt das als Drittes auf deine Prioritätenliste. 

Und dann? 

Wenn du diese drei Punkte berücksichtigt hast bei deiner Planung, dann darfst du gern alle anderen weißen Flecken mit allem füllen, was sonst noch ansteht. So herum wird ein Schuh daraus. 

Arbeite mit Zeitblöcken

Meine Empfehlung an dich ist, tatsächlich Zeitblöcke in deinem Kalender einzutragen.

Ja, ich weiß, mir geht es auch so, dass ich die nicht immer ganz konsequent einhalten kann. Aber vielleicht hast du es auch schon mal erlebt, dass du ein Zahnarzttermin ausgemacht hast, der erst in einem halben Jahr stattfindet. Und als es dann in deinem Kalender stand, hast du vielleicht festgestellt: Ach, das geht jetzt nicht, weil da eine wichtige Fortbildung ist.

Was tust du dann? Du rufst deinen Zahnarzt an und verschiebst den Termin, denn der hatte ja schon mal einen Platz in deinem Kalender. 

Mir zum Beispiel könnte es ohne diesen Termin glatt passieren, dass ich sechs Monate später das Gefühl habe, ich war gerade erst beim Zahnarzt. Dann denke ich mir vielleicht: Ja, macht nichts, dann machen wir das irgendwann anders. Und das passiert dann am Sanktnimmerleinstag. Für mich vergeht Zeit sehr schnell, und alles ist fließend. Und damit ich nicht vergesse, was ich eigentlich zu einer bestimmten Zeit machen wollte, brauche ich einen kleinen Reminder in meinem Kalender. 

Genau das sollte auch mit all den anderen Dingen passieren, die für dich persönlich wichtig sind und die unbedingt stattfinden sollen.

Bleibe flexibel, aber konsequent

Wenn du dann wirklich diesen Mandanten am Telefon hast und dir wirklich sicher bist: Ja, das ist jetzt so wichtig und muss auch wirklich diese Woche passieren. Dafür bin ich bereit, einen Zeitblock zu verschieben. Dann passiert genau das: du verschiebst ihn. Er findet trotzdem statt, nur zu einem anderen Zeitpunkt.

Das ist der Unterschied! Du siehst auf den ersten Blick, dass du eigentlich etwas anderes vorhattest. Da ist kein weißes Loch, denn du hast bereits einen Plan für diesen Zeitraum. 

Nun kannst du bewusst und selbstbestimmt für dich entscheiden: Ist das so wichtig, dass ich meinen Zeitblock verschieben möchte? Oder suche ich den nächsten freien Fleck nach diesem Zeitblock, weil mir meine Prioritäten in diesem Fall wichtiger sind, als die persönlich empfundene Dringlichkeit meines Kunden. 

Das heißt, du machst all das zu bewussten Entscheidungen und dadurch kommst du wieder in die Selbstbestimmung. Die „feindliche Übernahme“ hat ein Ende. 

Hier und heute

Wenn du dann natürlich all die anderen Kalender wieder einblendest, oder deinen eigentlichen Kalender wieder herausholst, dann denkst du vielleicht im ersten Moment: Ja super, jetzt habe ich das so toll geplant … und jetzt ist alles ganz anders. 

Natürlich ist deswegen nicht alles weg, was du da vorher stehen hattest. Natürlich hast du zu diesen Dingen bereits ja gesagt und sie müssen nun auch passieren. Doch wenn du die Konflikte klar erkennen kannst, kannst du sie Schritt für Schritt für dich ausräumen und einen Zeitblock nach dem anderen wirst du bewusstere Entscheidungen treffen und deinen Kalender selbstbestimmter zusammenstellen.

Probiere es einfach mal aus und schau, was du davon für dich übernehmen kannst. Es geht nicht von heute auf morgen, doch einen Schritt nach dem anderen. Konzentriere dich jeden Tag darauf: wie kann ich heute ein wenig mehr Wunschbusiness oder ein kleines bisschen mehr Wunschkanzlei leben?

Möchtest du das? Lass uns gerne darüber reden, wie das für dich konkret aussehen kann, wenn es ein Thema ist, bei dem du hängen bleibst oder das du vielleicht nicht so aus dem Stand für dich umgesetzt bekommst.

Du weißt, wo mein Postfach wohnt. Du findest mich auf Social Media und du findest mich auf www.benita-koenigbauer.de

Ich freu mich auf dich. 

Bis dahin ganz liebe Grüße

deine Benita

 


Tags

Abenteuer Wunsch-Kanzlei, Berater, Energie, Planung, Steuerberater, Wunschbusiness, Ziele


Über die Autorin

Ich bin Benita Königbauer, Profit First Professionals-Ausbilderin, zertifizierte Fix-This-Next-Beraterin, Finanz-Coach, Wirtschaftsmediatorin und Steuerberaterin aus München und ich finde: das Unternehmerleben darf auch leicht sein! Falls Du Dich also schon mal gefragt hast, warum manche Unternehmer offenbar einfach mühelos erfolgreich sind und andere scheinbar immer 'von-der-Hand-in-den-Mund" leben, weißt Du schon, wo ich mich am liebsten tummele :)


Außerdem bin ich Übersetzerin für "Bürokratisch - Deutsch", "Umständlich - Deutsch" und "Peinlich - Deutsch" im Bereich Finanzen und Erfolg. Ich schreibe und spreche also über Themen, um die wir gerne einen Bogen machen und deshalb dann eben oft auf der Stelle treten.

Diese Blogartikel könnten dir auch gefallen:

5 Tipps gegen die Krisenstimmung

5 Tipps gegen die Krisenstimmung

Ist Wunschbusiness weiblich?

Ist Wunschbusiness weiblich?

Hinterlasse mir gerne einen Kommentar zu diesem Artikel:

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>