To-do-Listen sind super. Happy-Listen sind besser.
Was meine ich damit?
Deine To-Do-Liste ist nicht die Lösung
Ich weiß genau, du hast eine To-do-Liste. Ich habe auch eine To-do-Liste. Jeder von uns hat eine To-do-Liste. Und diese Dinger neigen einfach dazu, lang und länger zu werden. Irgendwann sind wir frustriert, wenn wir darauf schauen, das ist völlig normal. Wir denken: „Oh je, wann soll ich das alles erledigen?“
Zusätzlich beschleicht uns irgendwann das Gefühl: „Meine To-do-Liste ist überhaupt nicht aktuell. Bestimmt fehlt irgendwas.“
Und egal wie super wir im To-do-Listen Management sind und egal welche tollen Werkzeuge wir dafür verwenden – es bleibt immer noch das Gefühl, wir hängen und hecheln dieser To-do-Liste hinterher.
Keine To-Do-Liste ist auch keine Lösung
Nun, ich möchte jetzt nicht sagen, du sollst keine To-do-Liste haben, das wäre ziemlich unsinnig.
Es ist super, wenn du eine To-do-Liste hast. Es ist super, wenn du alles, und da meine ich wirklich alles, was von dir irgendwie eine Handlung erfordert, in einer – ganz bewusst, einer – Liste zusammenfasst. Das bedeutet einen Container, auf den du dich verlassen kannst, bei dem du weißt, falls es mich betrifft, steht es hier drauf.
Ruhe im Kopf
Was das mit uns macht – und das hörst du vielleicht nicht zum ersten Mal –, ist, dass wir uns entspannen können.
Wenn wir nicht wissen, ob irgendwo etwas anbrennt, wenn es 17 verschiedene Orte gibt, an denen möglicherweise etwas auf uns wartet. Und wenn wir befürchten müssen, dass etwas explodiert, wenn wir uns diesem Ort und dieser Aufgabe nicht rechtzeitig zuwenden – dann verursacht uns das oft Stress.
Daher ist es von unglaublicher Bedeutung, dass du eben diese eine vollständige To-Do-Liste hast.
Fange mit einem Braindump an
Falls du dich gerade ertappt fühlst, weil deine To-do-Liste gerne mal wieder aktualisiert werden könnte, dann nimm dir idealerweise heute oder in den kommenden Tagen die Zeit, eine Stunde oder zwei zu reservieren, um den berühmten „Braindump“ – also eine vollständige Gedankensammlung durchzuführen.
Hol alles aus deinem Kopf heraus, was du (noch) nicht aufgeschrieben hast. Kehre alles aus sämtlichen Ecken deines Lebens heraus: alle Post-its, Zettel, angefangenen Akten, in denen möglicherweise etwas notiert ist, alle E-Mails, die du noch im Posteingang aufbewahrst, aus Angst, sie könnten sonst vergessen werden.
All diese kleinen Ansammlungen, analog oder digital, die wir irgendwo anhäufen, um nur ja den Überblick zu behalten, bring alles auf einer Hauptliste zusammen.
Das ist jedoch noch nicht die Happy-Liste.
Das ist tatsächlich die Art To-do-Liste, von der ich spreche, unabhängig davon, in welchem System du sie führst. Ob du sie auf Papier festhältst, ein GTD-System verwendest, Trello, Notion, deinen Kalender, Microsoft oder Apple – es ist mir egal.
Wähle ein System, das für dich gut funktioniert, zu dem du idealerweise jederzeit und überall leicht Zugang hast, und trage dort ohne Ausnahme alle Aufgaben ein.
Wenn etwas hinzukommt, kommt es sofort auf diese Liste. Wenn etwas erledigt ist, streichst du es sofort durch, sodass dein Geist wirklich zur Ruhe kommen kann. Sobald es aus deinem Kopf verschwunden ist, verschwindet auch der Stress, weil du das Gefühl zurückgewinnst, die Kontrolle darüber zu haben.
Du erlebst ein Gefühl der Vollständigkeit. Selbst wenn du nicht weißt, wann du es erledigen wirst, weißt du zumindest, dass nichts drängt. Du hast alles im Blick.
Das ist deine To-do-Liste.
Alles ständig im Blick ist auch nicht die Lösung
Dennoch neigen diese Aufgabenlisten dazu, uns gelegentlich zu überwältigen.
Wenn wir darauf blicken, ist die schiere Menge erdrückend. Zudem erscheinen unerledigte Dinge im Kopf oft größer, als sie tatsächlich sind.
Wenn wir sie betrachten, fragen uns, ob wir sie in diesem Leben eigentlich überhaupt noch bewältigen können. Und schon gar nicht in dem Zeitrahmen, den wir uns dafür gesetzt haben
Leider ist dieses Gefühl der Überwältigung die Kehrseite einer umfangreichen und vollständigen Aufgabenliste.
Genau aus diesem Grund wagen wir manchmal nicht, diese umfassende Liste zu erstellen, weil wir gar nicht genau wissen und vor allem nicht dauernd sehen möchten, wie viel Arbeit wirklich ansteht.
Dennoch, wie gesagt, ist es wichtig, dass dein Verstand zur Ruhe kommt, indem er sich darauf verlassen kann, dass es umfassenden, verlässlichen Ort gibt.
Vom Frust zur Lust
Wie kommen wir also aus dieser überwältigenden Situation heraus? Wie entkommen wir diesem Frustrationsgefühl? Egal wie sehr wir uns bemühen, es scheint unmöglich zu sein, all das zu bewältigen.
Nun, leider kann ich deine To-do-Liste nicht einfach verschwinden lassen, doch ich möchte dir etwas an die Hand geben:
Deine Happy-Liste
Die Happy-Liste erstellst du nur für einen Tag. Und für diesen einen Tag gibt es eine winzige Liste.
Diese Liste kannst du auf einem kleinen Post-it notieren. Du kannst sie irgendwo aufschreiben oder in deinen Computer eingeben. Es spielt keine Rolle.
Nur zwei Grundregeln
Zwei Dinge sind wichtig:
- Deine Happy-Liste soll dir das Gefühl vermitteln, dass du gerne damit arbeiten möchtest. Sie soll dir Freude machen.
- Es ist wichtig, dass du jeden Tag eine neue Happy-Liste beginnst (also nicht die von gestern fortführst).
Der Zauber deiner Happy-Liste
Mit deiner Happy-Liste gibt nur noch zwei Zeitpunkte am Tag, an denen du deine Gesamt-To-do-Liste zur Hand nimmst:
Einmal morgens, wenn du daraus deine Happy-Liste extrahierst.
Und abends kannst du sie noch einmal hervorholen, um alles einzutragen, was an dem Tag hinzugekommen ist.
Dazwischen darfst du sie einfach beiseite legen und belastest dich nicht ständig mit allem, was heute sowieso nicht dran ist.
3 ganz besondere Aufgaben für jeden Tag
Morgens entfaltet sich der besondere Zauber deiner Happy-Liste.
Es geht nämlich nicht darum, drei willkürliche Dinge aus deiner To-Do-Liste herauszupicken oder nach Fristen oder sonstigen Kriterien auszuwählen.
Stattdessen habe ich drei Kriterien für dich, die diese Tages-Liste zu deiner Happy-Liste machen.
Für jeden Tag nimmst du dir drei Aufgaben vor.
1. Erleichterung
Die erste Aufgabe ist etwas, von dem du unbedingt befreit sein möchtest.
Hier geht es um unmittelbare Erleichterung.
Das darf auch etwas sein, was für dich unangenehm ist oder wozu du keine Lust hast.
Es kann sein, dass es dringend ist und dir auf den Nägeln brennt.
Es darf jedoch auch etwas sein, worauf du wirklich Lust hast und trotzdem brennt es dir unter den Nägeln.
Es sollte also etwas sein, bei dem du denkst: „Mann, bin ich froh, wenn ich das endlich erledigt habe.“
Das ist die erste Aufgabe auf deiner Happy-Liste.
2. Freude
Die zweite Aufgabe, die auf deiner Happy Liste landet, ist eine Aufgabe, von der du weißt, dass du mit ihrer Erledigung jemand anderem eine Freude machst. Hier geht es um Freude – die des anderen und deine.
Das kann zum Beispiel der Mandant sein, der schon lange so geduldig auf die Antwort auf seine E-Mail wartet und dem du einfach die Freude machen möchtest, indem du beschließt: „Ich belohne diese Geduld dadurch, dass ich heute diese Antwort schreibe, weil ich weiß, mein Mandant freut sich darüber.“
Und diese Freude strahlt auf dich zurück. Das heißt, in dem Moment, wo du das machst, hat nicht nur dein Mandant Freude, sondern du selbst hast auch Freude.
Es fühlt sich also gut für dich an. Ganz nach Happy-Liste.
3. Erfüllung
Die dritte – und letzte – Aufgabe auf deiner Happy-Liste ist etwas, das du für dich selbst möchtest, etwas, das dich weiterbringt. Hier geht es um Erfüllung und Sinn!
Das kann etwas sehr Persönliches sein. Es kann aber auch im Kontext deiner Wunschkanzlei stehen. Es kann etwas sein, das deine persönliche Entwicklung voranbringt, etwas, das du lernen möchtest. Ganz egal.
Es sollte nur etwas sein, das speziell für dich und dein Fortkommen wichtig ist und dir Erfüllung bringt, wenn du merkst, dass du damit einen kleinen Schritt vorangekommen bist.
Jeden Tag landen genau drei Dinge auf deiner Happy-Liste:
Etwas, das du erledigen möchtest, um dich zu erleichtern.
Etwas, womit du jemandem eine Freude machst, die auf dich zurückstrahlt.
Und etwas, das du für dich und deine Zukunft tust, was dir Erfüllung und Sinn verschafft und das Gefühl, dass du trotz allem, was sonst noch los ist, nicht zu kurz kommst.
Achtung Falle: Ein Projekt ist kein To-Do!
Super wichtig an dem Punkt ist: Bitte schätze die Zeit für diese drei Happy Listen Aufgaben (überhaupt für alle To-Dos) realistisch ein!
Es hat keinen Sinn, wenn du dir einen Jahresabschluss vom Hals schaffen möchtest, für den du eine Woche benötigen wirst. Denn das wirst du heute nicht schaffen. Und das bedeutet, der Zweck der Happy-Liste wird nicht erfüllt, weil du nicht glücklich bist und die Erleichterung nicht erfährst. Daher denke unbedingt daran, die Aufgabe gegebenenfalls herunterzubrechen.
In diesem Beitrag habe ich erklärt, wie du To-dos von Projekten unterscheiden kannst: Definierst du „fertig“ für Frust oder Lust?
Kurz gefasst: Die meisten Dinge, die wir auf unsere To-do-Liste schreiben, sind eigentlich keine To-dos, sondern Projekte. Projekte bestehen aus mehr als zwei Handlungen. Daran erkennst du schon, dass das meiste, was du auf deiner Liste stehen hast, ein Projekt ist. Erinnere dich daran, dass wenn du Projekte auf deine To-do-Liste setzt, du dich selbst für Frustration vorbereitest.
Du kannst so auch viel besser planen, indem du zum Beispiel, wenn du etwas erledigen möchtest, nicht sagst: „Ich möchte den Jahresabschluss XY erledigen“, weil das ein Projekt ist, und es unrealistisch ist, dass das heute in seiner Gesamtheit passiert.
Stattdessen sagst du, „Ich möchte eine Stunde am Jahresabschluss XY arbeiten.“ Das ist ein To-do. Das ist messbar. Das ist abgeschlossen. Und danach kannst du einen Haken dahinter setzen und sagen: Ja, ich habe es geschafft. Diesen Teil habe ich schon einmal erledigt und das bringt Erleichterung. Ich bin vorangekommen.
Also denke daran, dass du die drei Aufgaben auf deiner Happy Liste richtig einschätzt. Idealerweise verplanst du mit deiner Happy Liste nicht mehr als den halben Tag. So hast du danach immer noch das Gefühl, dass alle anderen Dinge auch passieren dürfen. Das heißt, es darf auch der Mandant anrufen und eine halbe Stunde mit dir telefonieren. Es darf auch der Mitarbeiter kommen mit seinem Problem. Es darf auch irgendetwas anderes dazwischenkommen. Oder es fällt dir etwas ein, was noch ganz dringend erledigt werden muss. Durch realistisches Planen schaffst du all das zusätzlich zu deinen drei Happy Listen Themen.
Teile deshalb die Happy List Themen wirklich, wirklich gut und realistisch ein.
Verplane auf keinen Fall mehr als den halben Tag dafür.
Nimm deinen Kalender mit ins Boot
Schau auch bitte immer in deinen Kalender: Wie sieht denn der Tag heute aus? Ich habe manchmal Tage, da habe ich sieben Termine an einem Tag. Die Wahrscheinlichkeit, dass ich dazwischen irgendetwas mit einer Stunde oder anderthalb Stunden noch hineinbringe, geht gegen null. Und da weiß ich morgens schon, wenn ich mir das vornehme, dass ich abends furchtbar frustriert sein werde.
Bitte erspare dir diese Frustration. Schau genau hin! Dein Kalender zeigt dir an: Was ist heute tatsächlich möglich? Und dann brich die Aufgaben deiner Happy Liste auf die realistisch möglichen Zeitfenster herunter.
So holst du dir deine Erleichterung. So holst du dir die Freude, dass du jemandem was Gutes getan hast und hol dir die Erfüllung, dass du es trotz allem, was dich herum los ist, geschafft hast, etwas Gutes für dich und deine Zukunft zu tun!
Das ist mein Wunsch an dich für heute. Wenn du gerne einmal schauen möchtest, wie du deine To-do-Liste optimieren kannst oder wie du deine Happy List in die Praxis umsetzen kannst, bin ich gerne für dich da. Ganz individuell, wenn du magst, oder auch in der Gruppe. Sowohl im Love-Your-Business SPRINT haben wir das Thema schon erfolgreich umgesetzt, als auch in der Abenteuer Wunschkanzlei intensiv Mastermind, wo wir mit den aktiven Mitglieder immer mal wieder draufschauen.
Lass uns gerne darüber sprechen, wenn du Lust hast, gemeinsam mit mir mehr Happiness in deine To-do-Liste zu bringen.
Bis dahin wünsche ich dir eine zauberhafte Woche,
Deine Benita.
