Januar 20

4 plus 1 Ideen gegen überbordende To-Do Listen

Hast du gerade das Gefühl, deine To-Do Liste fährt Schlitten mit dir?
Wenn du oben ein Häkchen machst, kommen unten vier neue To-dos dazu und irgendwie macht sich das Gefühl breit: Ich werde der Sache niemals Herr!

Oder hast du manchmal das Gefühl, du möchtest eigentlich gar nichts mehr drauf schreiben, weil es dich so frustriert, dass immer noch mehr Aufgaben dazukommen, statt dass sie irgendwann weniger werden?

Oder passiert es dir, dass du Ersatz-to-do-Listen einsetzt, wie zum Beispiel deinen Posteingang? Das heißt, du traust dich gar nicht oder du kommst gar nicht dazu, deinen Posteingang zu leeren und Aufgaben zu erstellen, sondern du lässt es gleich im Posteingang und denkst dir: So kann ich es wenigstens nicht vergessen.

Unordnung im Außen schafft Unordnung im Innen (und umgekehrt)

All das sind Dinge, die in deinem Kopf und in deinem Herzen Unordnung verursachen. Doch wenn diese Unordnung dich ergreift, dann wirkt sich das auf alle Bereiche deines Lebens aus.

Es ist, als wären in deinem Kopf unendlich viele Tabs offen, die in den ungünstigsten Momenten hoch ploppen und dich entweder vom Schlaf abhalten oder dich ablenken, wenn du gerade versuchst, dich auf etwas Wichtiges zu konzentrieren. Denn immer in den ungünstigsten Momenten leuchtet ein Pop-up Fenster auf und sagt: Hach, das muss ich auch noch machen.

Wenn das passiert, sind wir nicht 100%ig bei den Dingen, die wir erledigen, weil ständig das Gefühl präsent ist, dass so viele Dinge unerledigt sind. Nicht 100% bei der Sache zu sein, hilft uns natürlich erst recht nicht, weil wir dann noch viel länger brauchen, um unsere Aufgaben zu erledigen. Da ist es dann kein Wunder, dass es auf deiner Liste dann nach unten immer wilder wird und immer mehr dazukommt.

Wie kommst du raus aus diesem Teufelskreis?

Alles, was ich dir heute erzähle, hast du bombensicher schon mal gehört. Trotzdem möchte ich die Gelegenheit beim Schopf ergreifen, dich heute nochmal dran zu erinnern. Denn ganz häufig und speziell, wenn wir gerade Opfer einer überbordenden To-do-Liste sind, haben wir die Lösungsansätze, die wir schon mal gelernt haben, meist nicht parat.

Falls ich dich also gerade in solch einem Moment mit diesem Beitrag erreichen kann, dann freue ich mich sehr, wenn ich dich an etwas erinnern darf, was du vermutlich eh schon weißt.

Mach‘ am besten gleich mit!

Ich habe diesen Beitrag ganz bewusst überschrieben mit: 4 plus 1 Idee gegen überbordende To-do-Listen, denn es ist ein Ansatz, der sich aus vier Schritten zusammensetzt.

Vielleicht hast du Lust und möchtest dir jetzt gleich deine To-do-Liste dazu nehmen oder du schreibst dir die vier Pukte auf einen Zettel. Dabei ist es völlig egal, wie groß oder klein der ist, Hauptsache du hast ihn präsent, wenn du das nächste Mal deiner To-do-Liste entgegentrittst und ihr ins Auge blickst.

In erster Linie geht es erst einmal darum, deine To-do-Liste auf das zu reduzieren, was jetzt wirklich wichtig für dich ist. Dafür brauchst du natürlich Entscheidungskriterien. Vier solche Entscheidungskriterien möchte ich dir jetzt mitgeben.

1. Tun

Alles, was auf deiner To-do-Liste steht und nicht länger braucht als 2 bis 5 Minuten, sollte dort erst gar nicht stehen. Idealerweise erledigen wir alle Aufgaben, die zwischen zwei und fünf Minuten dauern, sofort, denn es dauert viel länger, sie aufzuschreiben, zu katalogisieren, zu kategorisieren, vielleicht sogar noch zu priorisieren und sie später noch mal anzugreifen, als sie sofort zu erledigen.

Das betrifft auch E-Mails in deinem Posteingang, bei denen du vielleicht nur ein oder zwei Wörter zurückschreiben musst oder die du einfach nur abzulegen brauchst.

Alles, was in dieser Größenordnung liegt, erledige sofort.

Wenn es denn nun schon einmal Eingang auf deine To-do-Liste gefunden hat, dann schaffe dir dafür am besten jetzt gleich einen Zeitblock.

Mir ist durchaus bewusst, dass du momentan nicht so viel zusätzliche Zeitblöcke in deinem Kalender hast, aber streiche lieber etwas anderes weg und nimm dir jetzt diesen einen Block, um dir Erleichterung zu verschaffen. Dann wirst du wieder leichter durchatmen können und du wirst auch viel schneller mit allem anderen vorankommen.

In diesem Zeitblock erledigst du alle Sachen, die auf deiner To-do-Liste stehen, die einzeln nicht länger als 2 bis 5 Minuten dauern. Also wie gesagt, E-Mails, die nur zwei Worte erfordern, die du nur weiterleiten oder ablegen musst, schnell mal Termine irgendwo vereinbaren (oder idealerweise jemanden einen Termin für dich vereinbaren lassen, wenn du befürchtest, dass du in der Warteschleife hängst).

Schaffe dir diese Dinge zügig vom Hals und schreibe in Zukunft alles, was im Bereich von 2 bis 5 Minuten neu dazukommt, erst gar nicht auf die To-do-Liste schreiben, sondern erledige es sofort. Oder du hältst dir an jedem Tag einen kleinen Zeitblock für diese Mini To-dos frei, damit sie gar nicht erst in dein Aufgabenverwaltungssystem kommen.

2. Terminieren

Terminiert wird alles, was länger dauert als 2 bis 5 Minuten und was auch nur DU erledigen kannst, weil es etwas ist, was niemand anders so tun kann wie du.

Bitte sei hier wirklich rigoros. Viele Dinge tun wir meist nur, weil wir zu faul sind, sie jemand anderem zu geben oder zu erklären. Du kennst sicher den berühmten Satz von: Bis ich das lang erklärt habe, habe ich es selber gemacht.

Ja, richtig: bis wir etwas einmal ordentlich erklärt haben, hätten wir es zwar vielleicht ein- oder zweimal selber gemacht, aber dafür müssen wir es die nächsten 100 Mal dann eben nicht mehr selber machen. Und dann sieht die Rechnung schon ganz anders aus, oder?

Also schau bitte wirklich genau, was kannst tatsächlich nur du tun und niemand anderer?

Diese Aufgaben der zweiten Kategorie trägst du jetzt bitte sofort in deinen Kalender ein. Denn was im Kalender steht, findet in der Regel auch statt.

Reserviere dir einen Zeitslot dafür und schreibe dort auch gleich hinein, was genau du dann erledigen möchtest, denn sonst verbringst du die ersten zehn Minuten der Zeit damit, darüber nachzudenken, was du eigentlich tun wolltest.

3. Delegieren

Den ist eben schon ein bisschen durchgeklungen. Dazu gehört alles, was nicht hundert prozentig deins ist, alles, was andere entweder auch können oder sogar noch besser können.

Ganz ehrlich muss ich sagen, Buchführung kann ich, aber ich bin in meiner Kanzlei eine Schnecke gewesen, weil ich extrem wenig Buchführungen gemacht habe. Meine Mitarbeiterin, die jeden Tag Buchführungen machte, war 100 mal schneller als ich.

Also, ist es denn wirklich sinnvoll, dass ich mir das ans Knie nagele oder hole ich mir jemanden, der es vermutlich sowieso viel schneller und leichter kann?

Nur weil du etwas kannst, heißt es nicht, dass du es auch tun musst.

Finde heraus, wer diese Aufgaben für dich erledigen kann, und zwar bitte bei allem, was nicht zwingend von dir erledigt werden muss.

Achtung, Denkfalle! Wenn du momentan niemanden hast, an den du das delegieren kannst, weil du noch keine Assistenz oder kein Team hast, trenne diese Aufgaben trotzdem. Denn wenn du sie trennst, wirst du erkennen, wofür du idealerweise jemanden bezahlen kannst, um mehr Zeit für andere, wichtigere Aufgaben zu haben.

Wenn du in dieser Zeit das erfüllen kannst, was wirklich genau deins ist, wirst du sehr viel mehr Geld verdienen als du jemandem zahlen musst, der diese Aufgabe von dir übernimmt, auch wenn du ihn dafür sehr gut bezahlst.

Es ist unendlich wertvoll dieses Potenzial zu heben, denn da stecken ganz viel Geld und Ressourcen für dich drin.

4. Vergessen

Alles, was wir bis jetzt noch nicht genannt haben, sind Aufgaben, die nicht wichtig sind und die weder du erledigen noch sie delegieren musst – eben weil sie nicht wichtig sind.

Das sind Dinge, bei denen du dir gedacht hast: Das schaue ich mir vielleicht noch mal an und möglicherweise interessiert mich das auch. Oder irgendwelche Angebote von Firmen oder Anliegen, die jemand in dein Postfach legt, der nicht dein Kunde, dein Geschäftspartner oder dein Mitarbeiter ist und deswegen eigentlich überhaupt keine Berechtigung hat, dir eine Aufgabe auf die To-do-Liste zu setzen.

Das sind die Aufgaben, die die Nadel nicht bewegen und die PS nicht auf die Straße kriegen.

Vergiss diese Aufgaben einfach. Lösche diese Aufgaben einfach. Wie gesagt, wir reden hier nicht von Kundenaufgaben, von Mitarbeitern oder Team. Also kannst du es jetzt einfach mal loswerden, indem du es löscht.

Und vielleicht denkst du jetzt gerade: Ja, aber vielleicht ist das ja für die Zukunft wichtig und ich würde mir das gerne noch mal anschauen.

Der plus 1 Tipp: Deine Ideenliste

Für genau diese Dinge legst du dir einfach eine Ideenliste ganz separat von deiner To-Do-Liste an. Hier sammelst du die Dinge, die eigentlich auf der Vergessen-Liste stehen würden, von denen du dich aber noch nicht so ganz trennen kannst.

Zum Beispiel:

  • Eigentlich würde ich den Newsletter gerne noch lesen, weil die Überschrift mir wichtig erscheint.
  • Eigentlich würde ich dieses Buch doch gerne bestellen, oder mir die Fortbildung doch gerne anschauen.
  • Vielleicht möchte ich tatsächlich irgendwann einen neuen Telefon Vertragspartner und deswegen möchte ich das Angebot behalten.

Es ist total in Ordnung, wenn du dich nicht davon trennen willst. Es darf aber trotzdem runter von deiner unmittelbaren To-do-Liste, denn dort verursacht es nur Verstopfung, Stau und schlechte Gefühle für dich.

Das sind alles Idee für die Zukunft und deshalb behandle sie so! Sei nett zu ihr. Leg sie auf eine Ideenliste und zeige ihr dadurch: Du bist mir wichtig genug, dass ich dich nicht vergessen möchte. Doch ich habe jetzt gerade keine Kapazitäten, mich mit dir zu beschäftigen. Deswegen belaste ich meine Seele jetzt auch nicht damit, dass du meine To-do-Liste lang machst.

Und dann mach‘ die Schublade in deinem Kopf zu.

Was kannst du heute tun?

Falls du nicht gleich mitgemacht hast, entscheide dich, diese vier plus 1 Schritte:

  1. Tun: Alles, was schnell geht – notfalls mit einem Zeitblock, falls es schon da ist.
  2. Terminieren: Alles, was nur wichtig ist und nur du tun kannst. Gleich in den Kalender eintragen, inklusive der Information, was genau du da tun wolltest.
  3. Delegieren: Alles, was wichtig ist und nicht nur du tun kannst und auch du möglicherweise nicht tun solltest, weil du vielleicht gar nicht der Richtige dafür bist.
  4. Vergessen: Alles, was keine PS auf die Straße bringt, außer den Dingen, von denen du denkst, dass sie vielleicht in der Zukunft wichtig sein können.
  5. Die dürfen auf eine Ideenliste.

umgehend anzuwenden – terminiere das! – , um dir Erleichterung zu verschaffen, um dich wohler zu fühlen und um deine To do Liste auf ein ganz kleines, übersichtliches Maß zu reduzieren. Nämlich nur auf das, was wirklich passieren muss. Du wirst sehen, es wird dir viel Ruhe, viel Erleichterung, viel Klarheit und Übersicht schaffen.

Das ist mein Impuls für dich heute. Ganz handfest, ganz bekannt und ich wünsche dir, dass du dir jetzt einfach mal eine Stunde Zeit dafür nimmst. In einer Stunde konzentrierter Aktion können wir unfassbar viel Klarheit schaffen. Wenn du gerne mit mir gemeinsam Klarheit schaffen möchtest, dann weißt du, wo mein Postfach wohnt. Melde dich einfach!

Bis dahin, liebe Grüße

Deine Benita


Tags

Abenteuer Wunsch-Kanzlei, Freiheit, Lebenszeit, Planung, Zeit, Ziele


Über die Autorin

Ich bin Benita Königbauer, Profit First Professionals-Ausbilderin, zertifizierte Fix-This-Next-Beraterin, Finanz-Coach, Wirtschaftsmediatorin und Steuerberaterin aus München und ich finde: das Unternehmerleben darf auch leicht sein! Falls Du Dich also schon mal gefragt hast, warum manche Unternehmer offenbar einfach mühelos erfolgreich sind und andere scheinbar immer 'von-der-Hand-in-den-Mund" leben, weißt Du schon, wo ich mich am liebsten tummele :)


Außerdem bin ich Übersetzerin für "Bürokratisch - Deutsch", "Umständlich - Deutsch" und "Peinlich - Deutsch" im Bereich Finanzen und Erfolg. Ich schreibe und spreche also über Themen, um die wir gerne einen Bogen machen und deshalb dann eben oft auf der Stelle treten.

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