Wenn Du mich schon ein wenig kennst, weißt Du, dass ich ein großer Fan der 80/20 Regel bin. Erledigt ist besser als perfekt. Aber diese Regel lässt sich auf unendlich viel mehr anwenden, als „nur“ auf deine To-Do-Liste. Wusstest du zum Beispiel, dass wir als Unternehmer durchschnittlich mit 20% unserer Kunden 80% unserer Gewinne generieren? Und dass die restlichen 20% der Kunden etwa drei Viertel dieser Gewinne wieder „auffressen“, bevor wir überhaupt etwas davon mitbekommen?
Es reicht also nicht, uns an den 20% der profitablen Kunden zu freuen und uns darauf auszuruhen, sondern wir dürfen außerdem einen genauen Blick darauf werfen, bei welchen der verbleibenden 80% wir damit einverstanden sind, dass wir das Vergnügen, mit ihnen zu arbeiten, über die profitablen Kunden „querfinanzieren“.
Wird dir gerade schon ein bisschen wärmer in deinem Pelz? Denk dir nichts, mit dieser Situation bist du nicht allein. Ich habe bereits in 2012 begonnen, meine persönliches Wunsch-Kanzlei zu bauen und ständig zu optimieren – mit allen Umwegen und blutigen Nasen. Seit einigen Jahren arbeite ich mit ambitionierten SteuerBERATERN und Buchhaltern intensiv daran, ihnen genau diese Umwege und blutigen Nasen zu ersparen, damit sie den direkten Weg zu ihrem Wunsch-Kanzlei gehen können.
Aus dieser Erfahrung kann ich mit einiger Gewissheit sagen: keinem von uns ist diese Relation wirklich bewusst … bis … ja, bis wir sie glasklar vor uns sehen.
Daran möchte ich heute mit dir arbeiten. Im Ergebnis geht es darum, die berühmten „10.000€/Std Tätigkeiten“ in Deiner Kanzlei zu identifizieren und Raum für sie zu schaffen. Im ersten Schritt darum, die 20% Deiner Mandanten zu identifizieren, die für 80% Deines profitablen (!) Umsatzes verantwortlich sind.
Im zweiten Schritt nutzt du diese Informationen, um herauszufinden wie sich das, was Du im letzten Jahr getan hast, auf Deine Top 20% ausgewirkt hat.
Wenn du das weißt, kannst du klar erkennen:
- ob deine Top 20% über das, was du im kommenden Jahr planst, vor Begeisterung einen Purzelbaum machen möchten.
- ob deinen Top 20% von dem, was du in Zukunft nicht mehr tun willst, vielleicht etwas fehlen wird.
- welche Kosten in Deiner Kanzlei nichts dazu beigetragen haben, deine Top 20% glücklich zu machen.
Diese Fundgrube ist dein Kompass dafür,
- wovon du unbedingt mehr tun möchtest (das sind die „10.000€/Std Tätigkeiten“)
- was du keinesfalls aus deinem Angebot nehmen möchtest
- was du optimieren, oder lieber gleich auf die Streichliste setzen möchtest.
- was schmerzlos gestrichen werden kann.
Woher weißt Du, auf wen es ankommt?
Um Deine Top 20% zu benennen, schau dir (nach Möglichkeit) einen etwas längeren Zeitraum (zwei bis drei Jahre) an. Falls du noch nicht so lange im Geschäft bist, nimm den längsten Zeitraum, den du hast.
Im Beispiel gehe ich mal von 2 Jahren aus. Nun nimm Deinen gesamten Umsatz des Zeitraums (z.B. 350.000€ in zwei Jahren) mal 80%. Das ergibt in diesem Beispiel 280.000€
Jetzt sortierst du deine Mandanten nach dem Gesamtumsatz, den sie in dem entsprechenden Zeitraum (im Beispiel zwei Jahre) mit dir gemacht haben. Also der umsatzstärkste Mandant (zum Beispiel 50.000€) zuerst, dann der mit dem du deinen zweithöchsten Umsatz (zum Beispiel 31.000€) machst, dann den dritten (zum Beispiel 22.000€). Die jeweiligen Mandantenumsätze addierst du nebenbei mit, also 50.000 + 39.000 + 28.000 =117.000. So machst du weiter, bis Du 280,000€ erreicht hast.
Sehr häufig kommt die Anzahl der Mandanten bis hierher auf etwa 20% der gesamten Anzahl Deiner Mandanten, daher die 80/20. Falls das bei Dir nicht der Fall ist, egal! Wichtig ist, dass du jetzt namentlich die Mandanten kennst, die derzeit für 80% deines Umsatzes verantwortlich sind.
Falls du noch nicht (lange) mit Profit First arbeitest und dein Business auch noch nicht auf Wunschkunden umgestellt hast, wird in dieser Liste vielleicht auch der eine oder andere „Grinch“ enthalten sein. Also zum einen Mandanten, die einen großen Umsatz machen, aber so kompliziert sind, dass du unter dem Strich nichts daran verdienst. Und zum zweiten solche, die dir zwar ein gewisses „Schmerzensgeld“ zahlen, mit denen dir die Arbeit aber keine Freude macht.
Von dieser Art Mandanten möchtest du dich in Zukunft unabhängig machen, deshalb gehe ich beim Sortieren noch zwei Schritte weiter: ich liste diese Mandanten zwar auf ihrer aktuellen „Umsatzposition“ auf, denn momentan bringen sie diese Zahlen, rechne ihren Umsatz aber in meine 80% nicht ein, damit diejenigen, die als deine Wunschkunden eigentlich Deine Top 20% füllen sollten, nicht von den Grinches „herausgedrängt“ werden.
Was, wenn mir die Mandanten ausgehen, bevor 80% vom Umsatz erreicht sind?
Ja, klingt komisch, kann aber tatsächlich passieren. Falls der Anteil an nicht idealen oder nicht profitablen Mandanten bei deinen „großen Fischen“ sehr groß ist, kann es vorkommen, dass du auf diese Weise (also, wenn du diese Mandanten nicht in die 80% hinein rechnest) mit all deinen übrigen Mandanten die 80% deines Umsatzes gar nicht erreichst. Das bedeutet für dich dann vor allem eines: dass du sehr viel mehr Augenmerk darauf legen darfst, mit wem du Geschäfte machst.
Eines Deiner großen Ziele für die nächsten Schritte wird also sein, dich von diesen Mandanten unabhängig zu machen. Das kann bedeuten, dass du die nicht-profitablen Aufträge neu kalkulierst und entweder deine Leistung herunter- oder deinen Preis herauffährst.
Ist beides nicht möglich, mache dir klar, dass du ohne diese Mandanten besser dran bist. Umsatz, der deiner Kanzlei keine Nährstoffe im Sinne von Gewinn zuführt, belastet nur deine Prozesse und kostet dich Zeit, Geld und Energie. Oder wie ich meinen Kunden in diesem Fall gerne sage:
„Ich liebe meine Arbeit, aber für kein Geld gehe ich dann doch lieber Spazieren oder lese ein gutes Buch!“
Was die „Grinches“ betrifft, brauche ich dir vermutlich nicht zu sagen, dass du dich derer schleunigst entledigen darfst. Sie sind deshalb nicht per se schlechte Menschen, aber ihr passt einfach nicht zusammen. Und in der Folge verderben sie dir und deinem Team den Spaß an der Arbeit, werden niemals wirklich zufrieden mit deiner Leistung sein und wissen im schlimmsten Fall auch noch um ihren „Großkunden-Sonderstatus“ und nutzen ihn gnadenlos aus. Kein Geld der Welt ist diese Abhängigkeit wert. Du wirst sie vielleicht (noch) nicht rundheraus hinauswerfen können, aber du kannst ab sofort zielstrebig darauf hinarbeiten, die Lücke zu füllen, bevor es soweit ist.
Was bedeuten Deine Top 20% für Deine Zielplanung?
Wenn ich meine Top 20% identifiziert habe, markiere ich mir die enthaltenen Wunschkunden grün, also die, bei denen einfach alles passt: die Stimmung, die Kommunikation, der Ertrag. Diejenigen, bei denen ich Chancen sehe, den Deckungsbeitrag und die Zusammenarbeit zu optimieren, markiere ich gelb und diejenigen, von denen ich mich trennen möchte, markiere ich rot.
Wenn du diese Einschätzung mal über einige Zeit lang immer wieder konsequent verfolgst, werden die Roten immer seltener und die Gelben deutlich weniger dringend.
Dein erklärtes Ziel ist es, in Deinen Top 20% nur noch grün markierte Wunschkunden zu haben.
Was bedeutet diese Erkenntnis für deine unmittelbare Kanzlei-Strategie?
Hier schließt sich der Kreis zu meinen Eingangsfragen, also was du in Zukunft verstärken, reduzieren oder ganz eliminieren willst.
So hart das jetzt vielleicht klingt, was gelb oder rot markierte Mandanten, oder gar die, die es gar nicht erst in die Top 20% geschafft haben, zu deinen Ideen und Plänen sagen, spielt ab sofort keine Rolle mehr.
Sie dürfen selbstverständlich an Bord bleiben, so lange sie keine Grinches sind und sie sich bei dir wohlfühlen, aber was dein Angebot betrifft, orientierst du dich in Zukunft nicht mehr an ihnen und ihren Wünschen, sondern ausschließlich an deinen Top 20%. Jeder „Sonderkrapfen“ verkompliziert deine Prozesse und kostet dich im Alltag Zeit, Geld und Nerven. Und was viel schlimmer ist: wenn du alle Wünsche berücksichtigen willst, verwässerst du dein Angebot derart, dass es für deine idealen Mandanten nicht mehr optimal ist und sich am Ende keiner wirklich damit identifizieren kann.
Für dich bedeutet das: du würdest auf ewig zwischen den Stühlen sitzen und im schlimmsten Fall deine Wunschkunden vergraulen.
Alles, was Du in Deiner Kanzlei ab jetzt planst, richtest Du ausschließlich an den Wünschen und Bedürfnissen deiner „grünen“ Top 20% aus. Egal, ob du Beratungsangebote, Produkte oder Preismodelle entwickelst, du hast nur sie dabei im Blick, idealerweise befragst Du sie sogar dazu. Für sie – und nur für sie – darf es ideal sein!
Ich weiß, das war jetzt ziemlich starker Tobak und ich hoffe, du verzeihst mir die klaren Worte. Mein Ziel ist es, möglichst vielen Kollegen zu ihrer persönlichen Wunsch-Kanzlei zu verhelfen. Und wenn du mich unterwegs dafür ein bisschen doof findest, bezahle ich diesen Preis gern – Hauptsache, du kommst auf deinem Weg voran und führst ein glückliches, zufriedenes Unternehmerleben mit einer gesunden Kanzlei, die in der Welt etwas bewegt 🙂
Falls du jetzt den Wunsch hast, ganz gezielt an deiner Wunsch-Kanzlei und der Optimierung deines Mandantenstamms zu arbeiten, schau gerne einmal hier bei den Wunsch-Kanzlei VIP-Tagen vorbei oder trage dich für die nächste Runde meiner Wunsch-Kanzlei Masterclass ein.
In diesem Sinne: Liebe Grüße und geh gut mit dir um,
Deine Benita
